Osiguravanje učinkovitog rada svakog poduzeća povezano je s pravilnom organizacijom toka dokumenata. Nemale važnosti je i kontrola rokova izvršenja dokumenata. Činjenica je da i obični zaposlenici i voditelji odjela snose odgovornost za pravodobno i ispravno rješavanje pitanja sadržanih u dokumentima. Zatim razmotrite koji su rokovi za izvršenje dokumenata.
Opće informacije
Rokovi za izvršenje dokumenata utvrđuju se propisima, odlukama ili organizacijskim i administrativnim aktima.
Dostupnost informacijskog i referentnog sustava u poduzeću omogućuje brzu pretragu registriranih dokumenata po bilo kojem znaku. Konkretno, tijekom registracije u bazu se unose osnovni detalji dokumenata: dolazni/odlazni brojevi, podaci o pošiljatelju i primatelju, datum dospijeća, itd.
Klasifikacija
Postoje pojedinačni i standardni uvjetiizvršenje dokumenata. Potonje su određene zakonom. To uključuje, posebice, rokove za ispunjavanje uputa Vlade, čelnika izvršnih federalnih struktura, parlamentarne istrage, građanske žalbe, odluke/odluke upravnih tijela trgovačkih organizacija i tako dalje.
Pojedinačni rokovi za izvršenje dokumenata utvrđuju se u pravilu izravno u njihovim tekstovima ili u odluci. Takve naznake prisutne su, posebice, u regulatornim i administrativnim dokumentima, statističkim i drugim izvješćima.
Rokove za izvršenje dokumenata voditelj može odrediti usmeno.
Propisi
U odredbama ovih propisa, rokovi za izvršenje dokumenata razlikuju se ovisno o njihovoj vrsti.
Na primjer, upute označene kao "hitno" moraju se izvršiti u roku od tri dana od datuma potpisivanja. Napominjemo da odbrojavanje ne počinje od datuma prijema papira, već od datuma potpisivanja.
Ako postoji naznaka "brzo", tada nije dodijeljeno više od 10 dana za izvršenje dokumenta.
Ako nije navedeno, razdoblje izvršenja naloga nije duže od mjesec dana.
Promjene datuma
U praksi se često javljaju situacije kada je iz objektivnih razloga nemoguće izvršiti dokument na vrijeme. S tim u vezi, poduzeće mora odobriti postupak promjene roka za provedbu pojedinih akata. Valja napomenuti da se primjenompravila su nužna, ako je moguće, samo u iznimnim slučajevima.
Odluku o promjeni roka za izvršenje dokumenta može donijeti samo zaposlenik koji ga je izvorno odredio. Trenutna poslovna pravila ne definiraju minimalne i maksimalne granice prijenosa. Stoga ih uprava poduzeća mora samostalno uspostaviti na temelju zahtjeva razumnosti i valjanosti.
Prema općim pravilima usvojenim u praksi, dopušteno je povećanje roka za najviše 3 dana. U tom slučaju inicijativa bi trebala doći od zaposlenika kojem je taj zadatak povjeren. Promjenu roka za izvršenje dokumenta trebao bi opravdati i dogovoriti s upravom.
Nalog za prijenos
Sve radnje vezane za promjenu roka za izvršenje dokumenta moraju biti zabilježene u relevantnim aktima.
Prijenos razdoblja mora biti opravdan. Za to zainteresirana osoba može dati jedan od sljedećih prijedloga:
- O odgađanju roka uz obrazloženje razloga zašto se dokument ne može izvršiti u navedenom roku.
- O uključivanju suizvršitelja ako osoba nema dovoljno ovlasti za provedbu naloga.
- O imenovanju drugih izvođača.
Treba reći da izvođač mora brzo djelovati. Nemojte kontaktirati menadžment 2-3 dana prije isteka roka.
Kontrolne operacije
Praćenje poštivanja rokovazadaci uključuju:
- Fiksacija prilikom registracije svih dokumenata i naloga uprave tvrtke.
- Provjera isporuke zadataka izvođačima na vrijeme.
- Podsjetnik zaposlenicima i voditeljima odjela o nadolazećim rokovima ili njihovom isteku.
- Upisivanje u registracijske obrasce informacija o prijenosu naloga s jednog izvršitelja na drugog, mijenjanje roka za izvršenje zadataka.
- Obavijest upravitelja o postupku izvršenja dokumenata.
- Unos podataka o izvršenim narudžbama u obrasce za registraciju, uklanjanje zadataka iz kontrole.
- Formiranje analitičkih referenci i izvješća o kontroli vremena.
Njanse
Sve radnje koje zahtijevaju izvršenje i odgovor trebaju biti stavljene pod kontrolu. U upravnim spisima, odluke su predmet praćenja. U isto vrijeme, svaka stavka sadržana u njima (tj. svaki zadatak, zadatak) stavlja se pod kontrolu.
Pročelnik mora kontrolirati izvršenje usmenih naredbi pročelnika.
Automatski sustav nadzora
U posljednje vrijeme mnoga poduzeća u svom radu koriste računalne programe i baze podataka. Automatizirani sustavi uvelike olakšavaju aktivnosti organizacija, štede vrijeme zaposlenicima.
Prilikom registracije dokumenata kontrola se vrši automatski prilikom popunjavanja stupca "Rok dospijeća". U isto vrijeme na sebina dokumentu se može staviti pečat o prihvaćanju na kontrolu. Njegova je prisutnost potrebnija za izvođača.
Kako bi osigurali trenutnu kontrolu, odgovorni djelatnici svakodnevno, obično na početku dana, provjeravaju popis dokumenata čije vrijeme izvršenja istječe tog dana. U poduzećima koja koriste interni sustav e-pošte, upozorenja o isteku roka šalju se na osobno računalo izvođača na automatiziran način. Također možete postaviti softver da automatski ispisuje odgovarajuće papire.
Izvršavanje dugoročnih zadataka
Kontrola izvršenja dokumenata koji sadrže složene upute provodi se u fazama. Uključuje trenutno, preventivno i naknadno praćenje.
Trenutna kontrola je već razmotrena gore. Preventivni nadzor se provodi na dokumentima čiji rok ističe za 2-3 dana. Sukladno tome, zaposlenik još uvijek ima vremena da izvrši zadatak.
Nalog se uklanja iz kontrole nakon izvršenja. Može se izraziti u sastavljanju i slanju odgovora, primanju dokumentirane potvrde i sl. Rezultat izvršenja bilježi se u registracijskoj kartici. Također označava datum izvršenja, broj predmeta u kojem je dokument zaveden.
Završna kontrola
Pruža se, u pravilu, u velikim poduzećima. Završni nadzor provode zaposlenici zaduženi za praćenje izvršenja instrukcija, odnosno tajnici.
Obično tvrtka postavlja učestalost praćenja. Praćenje se može provoditi svaki mjesec, kvartal ili tjedan. Zapravo, završna kontrola je procjena discipline učinka u poduzeću iu njegovim strukturnim odjelima.
FZ № 229
Jedan od oblika zaštite interesa subjekata je i sudski postupak. U praksi se najčešćim tužbenim zahtjevima smatraju izjave kojima se traži dosuđivanje naknade za određene povrede prava. Takvi postupci završavaju ovršnim postupkom.
Nakon stupanja na snagu odluke o predmetu, podnositelju zahtjeva se izdaju izvršne isprave. Rok za ispunjavanje uvjeta za njih određuju djelatnici FSSP-a (ovršitelji).
U 1. 30. dijelu članka FZ br. 229 propisano je da je osnov za pokretanje postupka izvršna isprava i izjava tužitelja. Ti se papiri dostavljaju na mjestu primjene zakonom predviđenih mjera prisile, utvrđenih u skladu s odredbama čl. 33. navedenog normativnog akta.
Rok za predaju dokumenta na izvršenje je 3 dana od dana predaje odjelu FSSP. IL (izvršni nalog) koji sadrži zahtjev za povrat djeteta nezakonito prebačenog ili zadržanog u Ruskoj Federaciji, radi ostvarivanja prava pristupa u odnosu na njega u skladu s međunarodnim ugovorom, kao i zahtjev za njegovu potragu, dostavlja se ovrhovoditelju najkasnije sljedeći dan nakon ulaska u FSSP.
Pokretanje postupka ili odbijanje da se to učiniizdana dekretom. Izdaje se u roku od 3 dana od dana prijema materijala od strane ovrhovoditelja.
Ako se IL mora izvršiti odmah, nakon što je primljen u jedinicu FSSP-a, prenosi se na zaposlenika čija se ovlast proteže na mjesto izvršenja. Ako je odsutan, materijale prima drugi ovrhovoditelj. U tom slučaju, odluka o otvaranju proizvodnje ili odbijanju iste mora biti donesena najkasnije jedan dan nakon ulaska u Servis.
Ako je rješenje o ovrsi prvi put ušlo u FSSP, ovrhovoditelj određuje rok za dobrovoljno izvršenje rješenja o ovrsi. U rješenju o pokretanju postupka navedeno je relevantno razdoblje. Istodobno, ovršenik je dužan upozoriti ovršenika na mogućnost primjene mjera prisile nakon isteka roka određenog za dobrovoljnu ovrhu. Dužnik se također obavještava da će mu biti naplaćeni troškovi provođenja radnji predviđenih člancima 112. i 116. Saveznog zakona br. 229, kao i naknada za izvršenje.
Rok za dobrovoljno izvršenje izvršne isprave, sukladno 12. dijelu čl. 30 je jednako pet dana. Obračun počinje od dana kada je dužnik primio rješenje. U slučaju izbjegavanja ispunjenja uvjeta, obveznik se obavještava o početku postupka ovrhe. Zakonodavstvo predviđa, na primjer, mjere kao što je zapljena imovine s njenom naknadnom prodajom.
