Članak daje objašnjenja za koncepte kao što su ulazna i odlazna dokumentacija, tijek dokumenta i njegova struktura, tijek dokumenta, njegov način i cikličnost, interna i vanjska dokumentacija. Dati su načini isticanja potrebnih informacija i njihova pohranjivanja u tekućim predmetima i arhivama tijekom uredskog rada.
Vrste tokova dokumenata
U ovo doba informacija nemoguće je zamisliti rad bilo koje strukture proizvodnje, potrošnje, regulacije ili distribucije bez dokumentacije. Rad s dokumentacijom u današnjem informativnom papiru i elektroničkom bumu postaje sve složeniji. Mijenjaju se nositelji informacija, mijenjaju se ljudi koji ih obrađuju, mijenja se pravno polje korištenja informacija. Koncept i struktura toka dokumenata također su podložni promjenama.
Dokument kao jedinica toka dokumenata
Dokument je informacija zabilježena u obliku bilo kojeg materijalnog objekta. Dokument može biti fotografija, video, audio zapis, da ne spominjemopapirnati mediji i datoteke. Ali dokument postaje dokument samo ako ima niz potrebnih zahtjeva. Ti se zahtjevi nazivaju detaljima i obvezna su obilježja utvrđena zakonom ili propisima za određene vrste dokumenata. Za registraciju organizacijskih i administrativnih dokumenata, na primjer, postoji GOST R 7.0.97-2016. Jedan od najvažnijih detalja je datum dokumenta (ponekad čak i vrijeme).
Što je tijek dokumenata
Protok dokumenata je kretanje dokumenata između točaka stvaranja informacija, točaka obrade informacija, točaka pohrane informacija i izravnih korisnika informacija. Tokovi dokumenata vrlo su različiti po vrsti dokumenata i njihovom sadržaju, načinu i cikličnosti, metodama kretanja itd.
Tokovi dokumenata u organizaciji (što znači i poduzeća) podijeljeni su prema smjeru na dolazne i odlazne. Svaka vrsta toka mora biti odvojena jedna od druge kako bi se izbjegle pogreške i zbrke u radu s dokumentima.
Ulazni tok dokumenata sastoji se od dokumenata koji u organizaciju dolaze poštom, e-mailom, donijeti namjerno (kuririma). Dokumenti na ulazu moraju biti razvrstani, nepotrebni - uklonjeni u smeće. Potrebne ili eventualno potrebne dokumente treba evidentirati u časopisima (papirnatim ili elektroničkim) s naznakom datuma zaprimanja, naziva dokumenta i njegovih pojedinosti (datum dokumenta, ime pošiljatelja i sl.), organizacijske jedinice kojoj dokument je poslan.
Odlazni tok dokumenata sastoji se od kreiranih dokumenata iizdaje ili obrađuje organizacija. Svim odlaznim dokumentima mora se dodijeliti serijski broj, provjerava se prisutnost potrebnih podataka i njihova ispravnost, moraju se evidentirati u časopisima s naznakom datuma (u pravilu je to datum potpisivanja dokumenta), izlazni broj i šifru odjela koji je pripremio dokument.
Ako je nemoguće odmah obraditi tijek dokumenata (njegov nagli porast), potrebno je povećati broj zaposlenika koji obrađuju dokumente kako bi se izbjegle pogreške i kašnjenja, koji su često vrlo skupi za organizaciju.
Vrste tokova dokumenata mogu biti vrlo različite, sve ovisi o vrsti aktivnosti organizacije i metodama njenog rada.
Za velike organizacije i poduzeća, pravilno strukturiran tijek dokumenata jednako je važan kao i tijek materijala ili proizvoda. Za velike tokove dokumenata razvijaju se i primjenjuju čak i dokumentarni tehnološki procesi.
Koncept vanjskih i internih tokova dokumenata
Osim dolaznih i odlaznih informacija u organizaciji, interne, tj. informacije stvorene i korištene samo unutar same organizacije. Ove informacije mogu imati određeni stupanj tajnosti i neće biti javno dostupne čak ni unutar istog odjela. Razmjena pisama između odjela iste organizacije obično se ne prihvaća. Za dokumentarnu komunikaciju koriste se takozvane službene bilješke (izvješća, obrazloženja, potvrde) koje potpisuju voditelji odjela. Osim dopisa uorganizacije izvršavaju narudžbe, upute, certifikate, tehničku dokumentaciju i drugu dokumentaciju.
Unutarnji tok dokumenata iz ovih razloga mora biti jasno reguliran kako tajni podaci ne bi dospjeli na javna mjesta, čak ni u obliku izvadaka ili dijelova. Stoga povlaštene informacije nemaju namjeru ići izvan organizacije, a ponekad i izvan granica jedne jedinice. U tom se slučaju takve informacije prenose s odjela na odjel samo uz dopuštenje voditelja odjela i nužno se bilježe tijekom prijenosa (čak i u arhivu organizacije) u posebnim časopisima koji označavaju primatelja i potvrđuju njegovu ovlast za primanje (dopuštenje za rad s dokumentima).
Parametri tijeka dokumenata
Protok dokumenata je složen sustav koji karakteriziraju sljedeći parametri:
- sadržaj (ili koje funkcije obavlja);
- struktura;
- način i cikličnost;
- smjer;
- volumen;
- ostalo.
Sadržaj ili funkcionalnost
Ovaj parametar tijeka dokumenata je popis dokumenata koje koristi organizacija i sastav informacija sadržanih u tim dokumentima. Ta je vrijednost konstantna za mali broj organizacija čije je djelovanje vrlo specifično i konstantno tijekom vremena (obično su to sudovi, arhivi, registri i druge neproizvodne organizacije). Za većinu organizacija, posebno proizvodnih, tijek dokumenata je nepromjenjiva vrijednost koja se mijenjaovisno o raznim promjenama: vrsti djelatnosti, partnerima, tehnologijama, materijalima, zakonskoj regulativi i drugim zahtjevima promjene proizvodnje i privremenih promjena.
Struktura toka dokumenata
Koncept i struktura tijeka rada može se opisati obilježjima s kojima je data klasifikacija dokumenata i njihovo indeksiranje, cjelokupni sustav orijentacije formiran je u referentnom aparatu dokumenata organizacije. Obično takva struktura odgovara vrsti i svrsi toka dokumenata.
Način i ciklusi
Ovi parametri određuju promjene u količini informacija koje dolaze tijekom vremena. To je, na primjer, naglo povećanje količine rada s osobnim dosjeima pristupnika obrazovne ustanove tijekom prijamne kampanje ili sa dokumentima studenata tijekom sesija i mature.
Takve promjene vezane su za unutarnje ritmove organizacije i obično su prilično predvidljive i planirane.
Promjene u smjeru toka dokumenta
Ove promjene se odnose na sadržaj rada jedinice za obradu informacija. Riječ je o razlikama u načinima evidentiranja isprava, načinu praćenja rokova izvršenja isprava, načinima upoznavanja s njima, a posebno odobravanju i usklađivanju različitih dokumenata. Promjene u smjeru tokova dokumenata također će biti pod utjecajem internih promjena u strukturi i smjeru organizacije.
Obujam toka dokumenata
Obim protoka dokumenata je iznosdokumente (i izvornike i preslike), što se može izraziti i brojem samih dokumenata i brojem listova, znakova, brojem izvođača i osoba s kojima je dokument dogovoren. Na primjer, broj partnerskih organizacija s kojima se trebate dogovoriti o ugovoru ili s kojima ga trebate potpisati.
Tijek rada organizacije uključuje ukupan broj dokumenata u svim tokovima.
Unapređenje rada s tokovima dokumenata u organizaciji
Za poboljšanje ovog rada potrebno je proučiti cjelokupni proces papirologije, postaviti jasne preporuke koje proces čine tehnološki kompetentnim: ukloniti dupliciranje u radu s dokumentima, isključiti odobravanje dokumenata od strane odjela koji nisu povezani s tim. Što je veći protok dokumenata, to je više opterećen administrativni aparat organizacije, ili barem većina.
Jedna od glavnih točaka poboljšanja rada osoblja s dokumentima je razina njihove stručne osposobljenosti u svim fazama tijeka dokumenata, optimalno opterećenje osoblja, jasna regulacija rada s dokumentom u svakom odjelu.
Regulacija i standardizacija s velikim tokovima dokumenata omogućuju korištenje mehanizacije i uredske automatizacije, smanjuju broj zaposlenika koji rade s dokumentima na optimalan broj.
Nažalost, informacije o količini tokova dokumenata obično se podcjenjuju zbog nesavršenih računovodstvenih metoda.
Osnovnizahtjevi suvremenosti za tijek dokumenata
- Redovnost. Svako zagušenje ili neuspjeh u protoku informacija u ljudskoj aktivnosti dovodi do poremećaja cijelog sustava u cjelini. Povećanje količine dokumenata mora se razmotriti i planirati unaprijed.
- Upravljivost. Protokom informacija može se i treba upravljati. Uredski sustav mora biti ne samo stabilan, već i fleksibilan u radu; osoblje treba biti univerzalno osposobljeno za sve uredske operacije.
- Stalno poboljšavanje učinkovitosti tijeka rada kroz racionalizaciju, mehanizaciju i automatizaciju rada.
- Redovno sastavljanje i ažuriranje rutno-tehnoloških karata kretanja dokumenata s naznakama rokova, izvođača, itd.
- Standardizacija dokumenata, načini njihove obrade, pravilno arhiviranje, određivanje mjesta pohrane za svaki dokument ubrzavaju pretragu dokumenata i rad s njima.
