U različitim područjima djelatnosti fizičkih i pravnih osoba koristi se sustav klasifikacije dokumenata odobren na teritoriju Ruske Federacije. Sastavljanje, pohranu, cirkulaciju i korištenje papira obavlja takva disciplina kao što je uredski rad. U ovom ćemo članku proučiti sve njegove aspekte. Razmotrite koncept i klasifikaciju dokumenata, njihovu funkcionalnost i druge aspekte problema.
Uredski rad: opće odredbe
Za početak valja napomenuti da je dokumentacijsko potpora posebno područje djelovanja koje se sastoji od oblikovanja, formiranja, skladištenja i obrade papira. O tome kako dokument izgleda i informacije u njemu, kako se provodi organizacija rada s njim, uvelike ovisi pravovremenost i ispravnost donošenja jedne ili druge upravljačke odluke, koja je od određenog stupnja važnosti. Radovi uzimaju u obzir i odražavaju aktivnosti poduzeća, poduzeća, poduzeća. S tim u vezivođenje evidencije služi kao propis zakona. U postupku revizije, prije svega, oni dokumenti koji bilježe aktivnosti tvrtke podliježu reviziji.
Zakonodavni okvir
Prije analize vrsta dokumenata i njihove klasifikacije, poželjno je upoznati se sa zakonodavnim okvirom. Dakle, Savezni zakon, koji regulira informacije i njihovu zaštitu, utvrđuje obvezu dokumentiranja informacija i definira niz osnovnih postavki. Navedeni normativni akt također je namijenjen regulaciji odnosa koji nastaju u razvoju i naknadnoj uporabi informacijskih tehnologija. Valja napomenuti da je obvezna dokumentacija utvrđena drugim zakonima. Konkretno, Građanski zakonik Ruske Federacije utvrđuje pravni okvir za aktivnosti i odgovarajući postupak uredskog rada. Porezni zakon Ruske Federacije utvrđuje standardne porezne dokumente, koji također predstavljaju jednu od klasifikacija dokumenata. Preko njih se osigurava računovodstvo komercijalnog rada pojedinaca i organizacija, kao i pravodobnost odbitka poreza i naknada u državni proračun.
Osim toga, važeći Zakon definira uzorke radova. Dakle, Građanski zakonik Ruske Federacije predviđa zahtjeve za sadržaj i sastav sastavnih ugovora, sporazuma, povelja i tako dalje. Propisi utvrđuju oblike tih dokumenata koji se šalju na različite metode koje se danas koriste.
Klasifikacija RF dokumenata
Vrijedi napomenuti da administrativni sustav uredskog rada Ruske Federacije uključuje klasifikaciju na više razina. Preporučljivo je to detaljnije razmotriti. Glavna klasifikacija dokumenata pretpostavlja prisutnost sljedećih komponenti:
- Organizacijski i administrativni papiri. Preporučljivo je ovdje uključiti odluke, protokole, upute, povelje, naredbe, odredbe.
- Referentni i informativni radovi uključeni u klasifikaciju dokumenata opće prirode. Govorimo o potvrdama, memorandumima, aktima, telegramima, pismima i tako dalje.
- Prema osoblju. Važno je napomenuti da ova klasifikacija dokumenata uključuje izjave, radne knjižice, karakteristike, ugovore, naloge itd.
Uobičajeno je izdvojiti takve oblike dokumenata kao pojedinačne, predloške i standardne. Prikazani uzorci čine njihovu klasifikaciju dokumenata prema namjeni.
Druge vrste dokumenata
Vrijedi znati da dokumenti mogu biti jednostavni ili složeni po sadržaju. Klasifikacija računovodstvenih dokumenata na mjestu prijema podrazumijeva prisutnost eksternih i internih dokumenata. Sudeći po podrijetlu, razlikuju osobne i službene dokumente. Prema roku trajanja, uobičajeno je da se vrijednosni papiri klasificiraju na trajne, kao i na više ili manje od 10 godina. U skladu sa znakom javnosti donesena je posebna klasifikacija regulatornih dokumenata koja podrazumijeva postojanje tajnih i netajnih dokumenata. Treba dodati da prva skupina uključuje povjerljivo i potpunotajni dokumenti. Prema načinu snimanja uobičajeno je razlikovati zvučne, rukopisne, elektroničke, grafičke, fotografske i filmske materijale i sl. Posljednje grupiranje naziva se i klasifikacija dokumenata prema značajkama.
Hitni i nehitni dokumenti
Vrijedne papire možemo podijeliti na hitne i nehitne. Prema fazama, uobičajeno je razlikovati nacrte, izvatke, izvornike (drugim riječima, izvornike), kao i kopije. Dokumenti državne prirode uvršteni su u posebnu kategoriju. U skladu s važećim zakonodavstvom, ovlaštene strukture izdaju upute, naredbe, upute, naredbe, rješenja, uredbe i odluke.
Primarna dokumentacija
Preporučljivo je zasebno razmotriti prilično obimnu kategoriju primarnih dokumenata. To uključuje radove s pozadinskim informacijama dobivenim u procesu istraživanja, razvoja, promatranja i drugih društvenih aktivnosti. Valja napomenuti da se primarna dokumentacija u računovodstvu formira tijekom provedbe poslova od gospodarskog značaja. Djeluje kao dokaz ili dokaz određenih činjenica koje su već ostvarene. Skupina izvornih papira uključuje, na primjer, potvrde, akte, fakture, naloge i tako dalje. Za većinu njih odobreni su posebni jedinstveni obrasci. Na primjer, do danas su uspostavljeni posebni obrasci dokumenata za računovodstvo trgovačkog poslovanja, dugotrajne imovine, obračuna gotovine i rada.
Pojedinosti o dokumentu
Ako za pojedini papir ne postoji jedinstveni obrazac, u poduzeću se formira interni obrazac. Ipak, u svakom slučaju, određeni detalji moraju biti prisutni tamo:
- Naziv dokumenta.
- Datum kompilacije.
- Naziv organizacije.
- Suština poslovanja od ekonomske važnosti.
- Mjerni uređaji.
- Popis zaposlenika koji djeluju kao odgovorni.
- Osobni potpisi ovlaštenih djelatnika.
Interni uredski rad
Sukladno uputama rukovodstva strukture i na inicijativu voditelja samostalnih odjela relevantna je izrada različitih odredbi. Ova grupa radova uključuje standardne i pojedinačne akte. Treba napomenuti da se sadržaj potonjeg prvenstveno odnosi na upravljačke jedinice, odjele, radionice koji su dio organizacijske strukture poduzeća. Tipična dokumentacija se u pravilu odnosi na radionice glavne proizvodnje.
Morate znati da nacrt pravilnika izrađuje izvođač, nakon čega se dogovara s pravnom službom tvrtke. Ako se pojave prigovori ili primjedbe, isti se navode na posebnom papiru ili na drugom primjerku postojećeg. Ključni akt administrativne prirode u poduzeću je nalog direktora. Uz pomoć ovog dokumenta može se sastaviti postupak djelovanja strukture, odluke i upute, razne vrste događaja, rezultati rada ili rezultati revizija.
Izvješće, objašnjenje i servisna bilješka
Memorandum je dokument koji navodi određenu činjenicu ili pitanje, zaključak ili prijedlog. Vrijedno je znati da se može poslati upravi organizacije ili višoj strukturi. Dopis treba shvatiti kao vrstu pisma, jedan od oblika interne vrste korespondencije u poduzeću. U pravilu se šalje iz strukturnih odjela apsolutno svakom primatelju tvrtke. Iznimka je ovdje izravno vođenje. Mora se imati na umu da dopis može poslati i određeni službenik tvrtke. Imenovani dokument može se definirati kao informativan, proaktivan ili izvještajni.
Obrazloženje treba smatrati papirom koji služi kao objašnjenje sadržaja pojedinih odredbi glavnog akta (program, izvješće, plan). Osim toga, može objasniti razloge neispunjavanja uputa vodstva ili kršenja discipline.
Upute
Upute su trenutno razvrstane u dvije grupe. Dokumenti koji spadaju u prvu kategoriju reguliraju postupak obavljanja pojedinog procesa u poduzeću u kojem sudjeluju službenici, odjeli i sl. Treba napomenuti da su upravo opisi poslova (druga skupina) ti koji određuju prava, dužnosti, odgovornosti i funkcionalnost pojedinih djelatnika. Ovi dokumenti mogu poslužiti kao objašnjenje postupka po kojem se trebaju izvršavati upute naredbi i zakona (odredbe, naredbe i sl.). Treba dodati da opisi poslovamože biti fiksnog ili trajnog trajanja. Međutim, trajne vrijednosne papire ionako se pregledavaju i pregledavaju svakih 3-5 godina.
Zaključak
Dakle, razmotrili smo koncept, glavne klasifikacije vrijednosnih papira i druge aspekte teme. Zaključno, treba napomenuti da je danas uredski rad na području Ruske Federacije prilično razvijena kategorija. U sadašnjoj fazi ljudskog života ova djelatnost uključuje osiguranje kompetentnog i pravovremenog formiranja potrebnih dokumenata, kao i organiziranje rada s aktima (primanje, prijenos, obrada, priprema, kontrola, pohranjivanje, evidentiranje, sistematizacija, priprema za arhiviranje i uništavanje). Regulacija uredske tehnologije provodi se u skladu s nizom područja. Preporučljivo je uključiti standardizaciju, zakonsku regulativu, kao i formiranje zakonskih i regulatornih i metodoloških akata od nacionalnog značaja.
Ovako ili onako, organizacija i naknadno vođenje evidencije zahtijevaju obveznu prisutnost posebnih vještina i stručnih znanja. Dakle, za provedbu ovog posla u tvrtkama stvaraju se odgovarajući odjeli ili službe. Vrijedi napomenuti da u malim tvrtkama tajnice rade uredski posao, a zaposlenici ovlašteni od strane voditelja odgovorni su za stanje dokumenata poduzeća. U svakom slučaju, svaka grupa dokumenata mora imati svoje mjesto. Obično se pohranjuju u posebne vatrostalne ormare. IKonačno, zaposlenici mogu biti podvrgnuti disciplinskim mjerama zbog nepravilnog vođenja evidencije. To treba imati na umu prilikom primjene znanja u praksi.
