Interna revizija - što je to?

2024 Autor: Angel Austin | [email protected]. Zadnja promjena: 2023-12-17 05:28

Unutarnja kontrola i revizija trebale bi zauzeti ponosno mjesto u svakoj tvrtki koja ima ograničene resurse i ne želi bankrotirati. U prostranstvu Rusije ovaj aspekt ne gubi na važnosti kako u zakonodavnom, tako iu institucionalnom i stručnom smislu. Dakle, što je organizacija interne revizije?

Radovanje s terminologijom

Obratimo pažnju na osnovne pojmove i prije svega analiziramo što je interna revizija. Ovaj izraz se koristi za označavanje aktivnosti reguliranih internim dokumentima organizacije za kontrolu različitih aspekata rada strukture i upravljačkih jedinica, koje provode predstavnici ovlaštenog tijela u utvrđenom okviru.

Krajnji potrošač informacija može biti upravni odbor, glavna skupština dioničara ili članova društva, izvršno tijelo i tako dalje.

Cilj kojem se teži je pomoći upravljačkoj vezi da učinkovito kontrolira različite elemente sustava. Glavni zadatak -pružiti pouzdane informacije o raznim pitanjima koja su od interesa. Unutarnji revizori obavljaju opće funkcije:

1. Procijenite adekvatnost kontrolnog sustava. To znači provođenje provjera veza, davanje obrazloženih i razumnih prijedloga u cilju otklanjanja uočenih nedostataka, kao i pripremu preporuka za povećanje učinkovitosti upravljanja.
2. Procjena izvedbe. Podrazumijeva iznošenje stručnih ocjena za različite aspekte funkcioniranja organizacija, kao i davanje obrazloženih prijedloga u smislu njihovog poboljšanja.

Različitost vrsta

Što može biti sustav interne revizije? Istaknite:

1. Funkcionalna revizija sustava upravljanja. Provodi se kako bi se ocijenila produktivnost i učinkovitost bilo kojeg dijela gospodarske djelatnosti.
2. Međufunkcionalna revizija. Ocjenjuje kvalitetu obavljanja različitih zadataka, kao i međusobnu povezanost i interakciju u zemlji.
3. Organizacijska i tehnološka revizija sustava upravljanja. Prikazuje se u vršenju kontrole nad različitim poveznicama. Zanimljivo je sve što se tiče upravljanja. Posebna se pozornost posvećuje tehnološkoj i/ili organizacijskoj racionalnosti.
4. Revizija aktivnosti. Podrazumijeva provođenje objektivne ankete i sveobuhvatnu analizu svih područja rada i projekata koji su u tijeku kako bi se identificirale mogućnosti za poboljšanje. Osim,može se pokrenuti provjera elemenata koji povezuju organizaciju s vanjskim okruženjem. Primjeri uključuju profesionalne veze, imidž i slično. Ovdje se revizori susreću s pitanjem pronalaženja snaga i slabosti rada organizacije i procjene stabilnosti njezine pozicije u sustavima višeg reda i izgleda za razvoj i rast.
5. Ako se revizija provodi istovremeno na četiri prethodne točke, tada se ona označava kao sveobuhvatna revizija sustava upravljanja organizacije.
6. Provjera usklađenosti s propisima. U ovom slučaju utvrđuje se poštuju li se zakoni, propisi i upute tijela upravljanja organizacijskom strukturom.
7. Provjera prikladnosti. Podrazumijeva vršenje kontrole nad djelovanjem službenika u smislu njihove racionalnosti, razumnosti, svrsishodnosti, korisnosti, valjanosti njihovih odluka.

Teoretski aspekt konstrukcije sustava

Dakle, razmotrili smo teorijske točke. No, kako se formira služba interne revizije? U početku, uprava razvija politiku i izvršne procedure tvrtke. No, osoblje ih ne može uvijek razumjeti, često ih jednostavno ignoriraju, a menadžeri ponekad nemaju dovoljno vremena da na vrijeme provjere i otkriju nedostatke. U tu svrhu stvara se služba interne revizije. Njihov je zadatak pomoći menadžerima u pitanjima kontrole, osigurati zaštitu od zlouporabe položaja i pogrešaka, identificirati rizična područja i radnad otklanjanjem budućih nedostataka ili nedostataka. Osim toga, mogu pomoći u prepoznavanju i uklanjanju slabosti u sustavima upravljanja. O svemu tome treba razgovarati s najvišim vlastima, za koje se prikupljaju podaci.

Fape izgradnje sustava

Recimo da trebamo osigurati kvalitetnu i cjelovitu internu reviziju u poduzeću. Da biste to učinili, trebali biste organizirati višefazni proces, koji uključuje sljedeće korake:

1. Kritička analiza praćena usporedbom prethodno definiranih ekonomskih ciljeva funkcioniranja organizacije, strategije i taktike strukture, usvojenog tijeka djelovanja, mogućnosti.
2. Razvijanje i zatim dokumentiranje poboljšanog poslovnog koncepta koji odražava sve potrebe i potrebe. Također bi trebao predvidjeti niz mjera koje će omogućiti njegovu uspješnu provedbu i razvoj u budućnosti. Osim toga, potrebno je obratiti pozornost na najvažnije točke. Za njih se mogu pripremiti zasebne odredbe koje utječu na kadrovsku, računovodstvenu, opskrbnu, marketinšku, inovacijsku, proizvodno-tehnološku, financijsku i investicijsku politiku. Trebali bi se temeljiti na dubokoj analizi svakog elementa i odabrati najprikladnije opcije za organizaciju.
3. Analiza učinkovitosti postojeće strukture s naknadnom prilagodbom. Izrađuje se odredba koja utječe na organizacijsku strukturu, u kojoj je potrebno opisati sve organizacijske poveznice, naznačiti administrativne, funkcionalne i metodološkepodređenost, područja djelovanja, obavljane funkcije, propisi odnosa. Izrađuje se i shema tijeka rada.
4. Uspostavljanje jedinice za internu reviziju.
5. Razvoj standardnih procedura. Omogućuje izradu formalnih uputa za kontrolu određenih gospodarskih i financijskih transakcija. Oni su neophodni za procjenu razine kvalitete (pouzdanosti) informacija, učinkovito upravljanje resursima i racionalizaciju odnosa između stručnjaka.

Zašto je potrebna interna kontrola i revizija?

Svrsishodnost takve odluke može se izraziti u sljedećim tezama:

1. Omogućuje izvršnom tijelu da osigura učinkovitu kontrolu nad pojedinačnim odjelima organizacije.
2. Ciljane provjere i analize koje provode revizori omogućuju identificiranje proizvodnih rezervi i postavljaju temelje za povećanje učinkovitosti, kao i područja razvoja koja najviše obećavaju.
3. Specijalci na čijim plećima vršenje kontrole često obavljaju savjetodavne funkcije u vezi s računovodstvenim i financijskim i gospodarskim službama, kao i službenici glavne organizacije, njezinih podružnica i podružnica.

U takvim slučajevima, u pravilu, koristi se jedna opća shema kako bi se osigurala maksimalna pokrivenost i učinkovitost. Izgleda otprilike ovako:

1. Specifičan raspon pitanja kojima će se baviti odjel interne revizije je identificiran i jasno definiran. Za njih se stvara sustav ciljeva koji odgovarajupolitika tvrtke.
2. Određene su glavne funkcije potrebne za postizanje ciljeva.
3. Kombiniranje iste vrste indikatora u grupe, te stvaranje na njihovoj osnovi strukturnih jedinica koje su specijalizirane za njihovu obradu, implementaciju i postizanje.
4. Razvija se shema odnosa koja definira dužnosti, prava i odgovornosti. To je potrebno razraditi za svaku strukturnu jedinicu, dokumentirajući rezultat u propisima i opisima poslova.
5. Povezivanje svih elemenata sustava u jedinstvenu cjelinu. Određivanje statusa organizacije.
6. Integracija odjela interne revizije u druge dijelove upravljačke strukture poduzeća.
7. Razvoj internih radnih standarda.

Nakon toga možemo razgovarati o provođenju interne revizije.

O principima i zahtjevima

Što je potrebno učiniti da bi se dobio učinkovit sustav? Da biste to učinili, potrebno je osigurati usklađenost sa sljedećim točkama:

1. Načelo odgovornosti. Navodi da kada postoji interna revizija, osoba (skupina ljudi) koja provodi reviziju treba snositi disciplinsku, administrativnu i gospodarsku odgovornost za nepravilno obavljanje svojih dužnosti.
2. Načelo ravnoteže. Neraskidivo povezan s prethodnim. Navodi da se revizoru ne mogu dati kontrolne funkcije bez osiguravanja sredstava za njihovo obavljanje. Također, ne smije se izdavati ništa dodatno što se neće koristiti u radnoj aktivnosti.
3. Načelo pravodobnog prijavljivanja odstupanja. Kaže da sve dodatne informacije koje se otkriju u razdoblju kada se provodi interna revizija treba što prije prenijeti na poveznicu menadžmenta. Ako ovaj zahtjev nije zadovoljen i neželjena odstupanja se pogoršavaju, tada se gubi samo značenje kontrole.
4. Načelo korespondencije između sustava upravljanja i upravljanja. Navodi da bi kontrolni sustav trebao biti dovoljno fleksibilan da omogući učinkovitu i adekvatnu provjeru podataka.
5. Načelo složenosti. Kaže da bi potpuna interna kontrola i revizija trebala pokrivati objekte različitih vrsta.
6. Načelo razdvajanja dužnosti. On predviđa podjelu funkcija između stručnjaka na način da se minimizira zlouporaba ovlasti i ne dopušta pojedincima da sakriju problematične činjenice.
7. Načelo odobrenja i dopuštenja. Njime se predviđa da se mora osigurati službena koordinacija svih tekućih financijskih i gospodarskih operacija od strane relevantnih službenika u okviru njihovih ovlasti.

Osnovni preduvjeti za uspjeh

Već smo prilično dobro pokrili internu reviziju. Kvalitete potrebne za povećanje razine učinkovitosti su:

1. Zahtjev zbog povrede. Omogućuje potrebu stvaranja specifičnih uvjeta koji organizaciju ili njenog zaposlenika (njihovu grupu) stavljaju u nepovoljan položaj i stimuliraju otklanjanje odstupanja.
2. Izbjegavanje prevelike koncentracije primarnih kontrola na jednoj osobi koja bi mogla dovesti do pogrešnih prijava i/ili zlostavljanja.
3. Zahtijeva interes uprave. Mora se osigurati poštena i međusobna suradnja kontrolnih i upravljačkih službenika.
4. Zahtjev za prikladnost (prihvatljivost) metodologije interne kontrole. Osigurava da ciljevi i zadaci moraju biti racionalni i svrsishodni, kao i raspodjela izvršenih funkcija.
5. Zahtjev za stalnim poboljšanjem i razvojem. S vremenom čak i najnaprednije metode postaju zastarjele. Stoga sustav mora biti fleksibilan i prilagođen novim zadacima, čak i uz prilagodbe.
6. Prioritetni zahtjev. Kontrola nad manjim operacijama ne bi trebala odvratiti pozornost od stvarno važnih zadataka.
7. Izuzimanje nepotrebnih kontrolnih koraka. Potrebno je racionalno organizirati aktivnosti, bez trošenja dodatnih sredstava i rada.
8. Zahtjev za jedinstvenu odgovornost. Zahtjev za djelovanjem i promatranjem mora biti iz jednog centra (pojedinačnog ili specifične grupe).
9. Zahtjev regulative. Učinkovitost sustava unutarnjeg nadzora izravno ovisi o tome koji i koliko problema je predviđeno regulatornom dokumentacijom.
10. Zahtjev za potencijalnu funkcionalnu zamjenu. Ako se jedan subjekt interne kontrole privremeno povukao iz procesa pregleda, to ne bi trebalo negativno utjecati na postupke ili prekinuti aktivnosti.

O učinkovitosti i djelotvornosti

Kada se uspoređuje vanjska i interna revizija, formiraju se dva značajna tabora, svaki sa svojom vizijom što je najprikladnije. Svoje stavove potkrepljuju prilično teškim argumentima. Dakle, dobra interna revizija može se temeljiti na poznavanju unutarnjih mehanizama u organizaciji i identificirati mnoge potencijalno opasne ili obećavajuće točke, dok uključivanje vanjskih stručnjaka omogućuje minimiziranje osobnih simpatija i osiguravanje nepristranosti revizije. Općenito, svaka organizacija, ovisno o okolnostima, donosi neovisnu odluku o tome čije će usluge koristiti, no na menadžerima je da poboljšaju rezultat svog rada.

Kako poboljšati performanse interne kontrole?

Svi želimo više s manje resursa. Je li moguće razmotriti proces interne revizije i povećati njegovu učinkovitost? Dosta. Što za to treba učiniti? Najjednostavnija opcija je razviti etičke norme i profesionalne standarde. Ako su adekvatni, onda će jedno njihovo poštivanje omogućiti postizanje visoke kvalitete rada.

Osim toga, više rukovodstvo treba povremeno revidirati sustav interne kontrole. Što bi inspektori trebali učiniti? Koji je njihov idealan portret? Institut internih revizora djeluje u Sjedinjenim Državama od 1941. godine. U Ruskoj Federaciji ova struktura se tek počinje pojavljivati, pa koristimo iskustva stranih kolega. Institut internih revizoraizdao niz dokumenata preporuke, u kojima je glavna oklada na:

1. Neovisnost. Podrazumijeva se nepristrano obavljanje svojih dužnosti i izražavanje objektivnih prosudbi. U isto vrijeme, ne morate se oslanjati na prosudbe kolega.
2. Objektivnost. Ova točka izravno slijedi iz prethodne. Objektivnost zahtijeva da se posao obavlja s vještinom i integritetom. Prilikom sastavljanja izvješća, stručnjak mora jasno odvojiti činjenice od nagađanja.
3. Odanost. To implicira da se unutarnji revizori ne bi trebali svjesno upuštati u neprikladne ili nezakonite aktivnosti koje bi mogle uzrokovati diskreditaciju rezultata.
4. Odgovornost. Pretpostavlja se da specijalist mora obavljati posao isključivo u okviru svojih mogućnosti i stručne kompetencije. Također se mora smatrati odgovornim za svoje postupke.
5. Privatnost. Mora se paziti na korištenje informacija kojima se pristupa tijekom službe.

Završni primjer

To je kraj članka. Već smo pogledali što su interne revizije. Primjer će učvrstiti stečeno znanje. Recimo da imamo komercijalnu strukturu. Odjednom se počinje bilježiti pad prihoda, iako se obim posla i promet nisu promijenili. Kako bi se otkrio razlog, počinje interna financijska revizija. U početku se vrši upoznavanje s dokumentacijom koja opisuje kretanje sredstava,operacije i slično. Proučava se ispravnost dizajna i odsutnost znakova krivotvorenja. Ako se u ovom slučaju ne može pronaći ništa sumnjivo, interna financijska revizija prelazi u fazu usklađivanja stvarnog stanja i stanja prikazanog u dokumentaciji. Primjerice, u skladištu provjerava postoje li navedeni materijali, praznine, dijelovi opreme. Pozornost se posvećuje i potrošnom materijalu. Dakle, ako jedan automobil prijeđe 100 kilometara dnevno, a pritom uspije potrošiti 50 litara benzina, to bi trebalo biti sumnjivo. Potrebno je pažljivo proučiti sve moguće aspekte nastanka nestašica, otpada i krađe. Po završetku interne revizije, dokumentaciju treba odmah dostaviti višem rukovodstvu kako bi se spriječilo pogoršanje identificiranih problema i olakšalo usvajanje odgovarajućih brzih korektivnih radnji.