Svaki proces, svako poduzeće i svaka organizacija u svom radu prevladava različite faze čiji je krajnji rezultat, na ovaj ili onaj način, postizanje glavnog cilja. U želji da ostvare svoje glavne prioritete, koji su prvotno bili prerogativ cijelog kompleksa (proizvodnja, trgovina, obrazovanje, logistika itd.), menadžeri traže najperspektivnije i prioritetne opcije za realizaciju svojih zadataka. Postojeći sustav upravljanja prije ili kasnije gubi svoju kvalifikacijsku razinu u pozadini novih razvoja, novih implementacija, inovativnih promjena u razvoju određene industrije. Zato su čelnici poduzeća i organizacija itekako svjesni važnosti i značaja potrebe ići ukorak s vremenom i ići ukorak sa specifičnostima stalno transformirajućeg i unapređujućeg procesa razvoja pojedinog segmenta.aktivnosti. Bilo da se radi o trgovini, proizvodnji, industriji, obrazovanju, logistici - u svakom slučaju, prije ili kasnije, potrebno je posegnuti za organizacijskom ili tehnološkom optimizacijom procesa upravljanja u pojedinom poduzeću.
koncept
Optimizacija bilo kojeg procesa je skup učinkovitih metoda i načina za poboljšanje tijeka samog procesa kako bi se dobio brži, optimalniji i bolji rezultat. Odnosno, optimizacija je pojam koji znači povećanje učinkovitosti, sinonim za riječ "poboljšanje". Da bi značenje ove definicije bilo jasnije, potrebno je na konkretnom primjeru pratiti značajke optimizacije.
Recimo da zaposlenici odjela tvornice odjeće rade zajedno na svom gradilištu, idu u smjenu šest dana u tjednu i rade devet sati. Produktivnost njihovog rada osjetno opada u kasnim poslijepodnevnim satima, a učinak postaje manje produktivan krajem tjedna, kada fizičke sposobnosti radnika presahnu. Sukladno tome, smanjuje se obujam posla koji obavljaju, pogoršava se kvaliteta njegove izvedbe, zbog čega potražnja za proizvedenim proizvodima pada, a nakon toga i ukupna razina prihoda tvornice odjeće. Racionalno razmišljajući menadžer koji izravno nadzire te zaposlenike, uočivši takav negativan trend, trebao bi odmah poduzeti mjere za optimizaciju procesa proizvodnje. Da bi to učinio, treba izraditi plan za poboljšanje učinkovitosti rada na ovom proizvodnom mjestu i svakako uzeti u obzir sve nijanse koje prate proces. Dona primjer, potrebno je izračunati koliki će biti troškovi poduzeća ako se u pomoć radnicima izvuče treća osoba ili ako se djevojkama ponudi rad u smjenama uz povećanje dnevnih sati i smanjenje broja radnika. izlazi mjesečno. Dakle, stavljanjem treće osobe u pomoćne krojačice, bit će moguće postići povećanje brzine i obujma obavljenog posla za jednu trećinu. A ako uštedite na plaći trećeg djelatnika i svaki drugi dan izvodite dvije djevojke u smjenama, tijekom vikenda će imati priliku dobiti snagu i raditi puno više i brže radnim danima..
I tako je u svakom segmentu industrije - problemi koji se pojavljuju u procesu funkcioniranja svakog poduzeća zahtijevaju njihovo obvezno otklanjanje izradom specifičnog akcijskog plana usmjerenog na optimizaciju tijeka rada u cjelini.
Ciljevi i ciljevi
Kao i svaki postupak koji rukovodstvo poduzeća ili organizacije primjenjuje u toku svojih izravnih aktivnosti (bilo da se radi o obrazovnoj proračunskoj ustanovi, trgovačkom trgovačkom društvu ili industrijskom kompleksu), program povećanja proizvodnih kapaciteta je nužno usmjerena na postizanje određenih ciljeva i zadataka. Optimizaciju procesa u poduzeću bilo kojeg sektorskog područja djelovanja karakteriziraju glavne ključne točke:
- povećanje produktivnosti tvrtke;
- poboljšanje kvalitete usluge za potencijalne kupce i posjetitelje;
- poboljšanje tržišne konkurentnostipružene usluge;
- modernizacija temeljnih procesa proizvodnog ciklusa;
- povećanje profitabilnosti tvrtke;
- procjena omjera postojeće radne snage i fizičkih resursa s troškovima njihovog održavanja;
- proširenje poslovanja (ako je potrebno).
Naravno, glavni i neizbježni cilj svake tvrtke koja posluje na komercijalnoj osnovi bit će ostvarivanje dobiti. Sukladno tome, zadaće i ciljevi optimizacije procesa vođenja trgovačkih poslova bit će usmjereni isključivo na povećanje učinkovitosti proizvodnih kapaciteta i povećanje prodaje.
Kada je u pitanju struktura budžeta, ovdje je naglasak na poboljšanju kvalitete rada zaposlenika unutar same organizacije. Na primjer, optimizacija obrazovnog procesa ili optimizacija obrazovnog kompleksa (predškolske ustanove, škole, sveučilišta) u cjelini trebala bi biti usmjerena na poboljšanje nastavnih metoda, privlačenje samo visokokvalificiranih stručnjaka i nastavnika, promjenu strukture kurikuluma specifičnosti nastave kako bi se maksimizirao povrat učenika. Ovdje je poanta učiniti proces učenja lakšim, jednostavnijim, jasnijim za učenike, ali u isto vrijeme faktor učinkovitosti treba ostati na istoj razini ili se čak povećati.
Metode
Podrazumijeva se da je za postizanje postavljenih ciljeva najprije potrebno razviti skup relevantnih aktivnosti kojeizravno će pridonijeti postizanju željenog rezultata na kraju. Za to se razvijaju odgovarajuće metode za optimizaciju procesa na različitim razinama. Drugim riječima, da biste postigli ono što želite, morate razmisliti o načinima na koje se to željeno može postići.
Naravno, ovisno o smjeru djelovanja pojedinog poduzeća ili organizacije, metode optimizacije radnih procesa u svakoj pojedinoj tvrtki razlikuju se. Ali općenito, različiti načini poboljšanja učinkovitosti u funkcioniranju tvrtki različitih industrijskih struktura i dalje su usmjereni na ista prioritetna područja u razvoju.
- Metoda isključenja - osigurava eliminaciju onih vanjskih i unutarnjih čimbenika reprodukcije koji djeluju kao prepreke i prepreke i sprječavaju poduzeće da poveća svoju profitabilnost.
- Metoda pojednostavljenja - uključuje smanjenje razine složenosti u strukturi proizvodnog (prodajnog, obrazovnog, logističkog) procesa raspršivanjem glavne količine posla u zasebne segmente i sekcije.
- Metoda standardizacije - koju karakterizira uvođenje novih programa, inovativnih tehnologija, temeljno različitih tehnika, proizvoda, komponenti i faza u promociji tijeka rada.
- Metoda smanjenja je zbog potrebe smanjenja proizvodnje, resursa, rada, rezervnih, financijskih troškova.
- Metoda ubrzanja - predviđa potrebu za smanjenjem vremenskih gubitaka, kao i uvođenje paralelnoginženjering, simulacija, brz dizajn uzorka i automatizacija tijeka rada.
- Metoda promjene - najneuspješnija područja koja usporavaju proizvodni proces moraju se zamijeniti temeljno novim, učinkovitim i učinkovitim. Nekvalitetne materijale treba zamijeniti dobrim proizvodom, neučinkovitu tehniku treba zamijeniti učinkovitim operativnim aparatom, itd.
- Metoda interakcije - sav posao u poduzeću treba obavljati u dobro uigranom timu ujedinjenom jednim ciljem i idejom. Interakcija zaposlenika na različitim razinama hijerarhijske podređenosti i zajednički produktivan rad pomoći će u ostvarenju ciljeva i zadataka koji su postavljeni za osoblje u cjelini.
Da biste razumjeli kako možete postići optimizaciju sustava i procesa u najprioritetnijim područjima djelovanja, potrebno je detaljnije se zadržati na svakom od njih.
U kontroli
Odlučivanje je najvažnija komponenta upravljačkog kompleksa u svakom poduzeću, bilo da se radi o proizvodnji, trgovini ili proračunu. Svaka optimizacija procesa u organizaciji na neki način uključuje uključivanje ljudskog faktora. Kako će se graditi radni proces i kako će ljudski resursi u tom procesu biti u interakciji, određuje produktivnost poduzeća u cjelini. Dobro osmišljen menadžment i sposobnost implementacije učinkovitih metoda funkcioniranja u procesu upravljanja u cjelini neće samo optimiziratistrukturu odnosa među zaposlenicima, ali i za povećanje profitabilnosti poduzeća u cjelini.
Dakle, koje se metode mogu koristiti za postizanje produktivnosti upravljanja kao glavnog alata za upravljanje poduzećem?
- Osiguravanje lakoće upravljanja - što je jednostavnija struktura interakcije i hijerarhijska podređenost nekih zaposlenika drugima, to će se svi procesi odvijati brže i plodonosnije kao cjelina.
- Uvođenje novih prijedloga za povećanje pokazatelja kvalitete proizvedenih proizvoda u postojećem sustavu upravljanja.
- Pomoć u smanjenju takvog pokazatelja kao što je ovisnost poduzeća o ljudskoj komponenti - što znači prijelaz na automatizirane sustave rada.
- Obvezna uspostava kontrole nad rezultatima poduzeća, kao i naknadna analiza njegove profitabilnosti, na temelju procjene specifičnih čimbenika.
- Minimiziranje troškova i izdataka u onim segmentima u kojima je to najracionalnije.
- Planirana i logična podjela odgovornosti i odgovarajućih ovlasti između funkcionalnih odjela tvrtke.
- Provođenje potpune provjere ponavljanja istih zadataka koje obavljaju različiti odjeli kako bi se izbjegla neracionalna raspodjela radnog vremena i funkcionalnih odgovornosti.
Koji je glavni cilj optimizacije procesa upravljanja? Činjenica da je plan djelovanja za uvođenje produktivnih metoda iUklanjanje neučinkovitih aktivnosti omogućuje smanjenje troškova tvrtke u cjelini, ne dovodeći u pitanje interese zaposlenika.
U proizvodnji
Osnovno pravilo profitabilnog poduzeća i učinkovite proizvodnje je povećati razliku između troškova proizvodnje proizvoda i njegove prodajne cijene. Odnosno, ako govorimo konkretno o proizvodnom poduzeću, onda je cijela poanta rada ovdje osigurati da cijena konačnog proizvoda opravdava troškove povezane s njegovom proizvodnjom. A što je veća razlika između troškova i troška, to se proizvodnja smatra isplativijom i produktivnijom (naravno, u slučaju kada je cijena jedne jedinice gotovog proizvoda viša od troškova potrebnih za njegovu proizvodnju).
Kako je moguće optimizirati proizvodne procese? Koje se metode koriste za povećanje njegove učinkovitosti?
- Restrukturiranje sustava troškovnog računovodstva temeljna je i glavna komponenta procesa optimizacije. Samo kompetentan i ispravan pristup prekvalifikaciji i preraspodjeli troškova može dovesti proizvodnju na novu razinu.
- Obračun i analiza tekućeg troška proizvodnje - govorimo o obračunu cijene sirovina, plaća zaposlenika poduzeća, plaćanja komunalnih usluga, amortizacije opreme, itd.
- Transformacija proizvodnog ciklusa - identificiranje kritičnih trenutaka u proizvodnom ciklusu i eliminiranje čimbenika koji ometaju proces.
- Modernizacijaoprema - zamjena stare, potpuno amortizirane radne opreme novom tehničkom opremom omogućit će višestruko povećanje učinkovitosti u proizvodnji.
- Povećanje proizvodnog kapaciteta - proširenje proizvodnje služi kao osnova za povećanje profitabilnosti poduzeća na temelju stjecanja novih mogućnosti.
- Automatizacija tijeka rada - Smanjenjem troškova isplate plaća dodatnom zaposlenom osoblju, uprava proizvodnog pogona ima priliku uštedjeti značajnu količinu novca.
- Utvrđivanje optimalne liste kupljenih sirovina - analiza stvarno potrebnih zaliha, koje poduzeće nabavlja za proizvodnju gotovog proizvoda, pomaže u identificiranju isključivo prioritetnih područja (najprodavanijih serija) i usredotočite se na njih.
- Minimizacija otpada - za optimizaciju troškova potrebno je koristiti materijale koji se mogu reciklirati, koristiti postrojenja za reciklažu, a ne bacati otpad koji je sasvim prikladan za recikliranje i ponovnu upotrebu.
- Izgradnja vlastite električne trafostanice - velika poduzeća troše ogromne količine novca na opskrbu radionica strujom. Izgradnja vlastite distribucijske elektrane omogućit će da se ti troškovi svedu na minimum. Međutim, treba napomenuti da su takve mogućnosti svojstvene samo velikim proizvođačima.
U trgovini
Trgovačka poduzeća, kao i proizvodna poduzeća, nastoje povećati svojeučinkovitosti u cilju privlačenja velikih ulaganja i povećanja neto dobiti od prodaje. Optimizacija komercijalnog poslovanja očituje se uglavnom u sljedećim metodološkim koracima:
- ispravna organizacija planiranja;
- prognoza i istraživanje tržišta;
- zauzimanje prave niše na tržištu roba i usluga;
- prepoznavanje potreba potencijalnog kupca;
- zamjena neprofitabilnih dobavljača onima s višim prioritetom;
- kupite isključivo robu za povrat;
- dodatna stimulacija potražnje (oglašavanje);
- proširenje asortimana (izuzetno racionalno);
- točna cijena;
- poboljšanje marketinga i prodaje proizvoda.
Komercijalno poduzeće, kao nijedno drugo, prvenstveno je usmjereno na zaradu i profit. Stoga je optimizacija prodajnih procesa usmjerena izravno na povećanje profitabilnosti trgovačkog poduzeća.
U pedagogiji
Predškolske obrazovne ustanove i vrtići, kao proračunske institucije, pate od konzervativnih metoda vođenja obrazovnog procesa ništa manje od nedržavnih struktura. Ovdje učitelji ne moraju raditi s materijalnim proizvodima finalne proizvodnje, već sa znanjima, vještinama i sposobnostima koje mogu i trebaju staviti u svijest mlađe generacije. Razina znanja koju današnji pedagoški obrazovni sustav danas pruža prirodno je reguliranapostojeće GOST-ove i propisana pravila. Ali koliko je današnje poučavanje učinkovito? A o čemu ovisi povećanje učinkovitosti pedagoškog procesa?
Optimizacija obrazovnih aktivnosti često je usmjerena na:
- aktivacija kanala percepcije - dječje prihvaćanje određenih informacija i njihovo aktivno asimiliranje;
- razvijanje skupa mjera za privlačenje povećane pažnje djece na obrazovni proces i učenje novih vještina;
- uvođenje najnovijih metoda obrazovanja koje povećavaju uključenost djece u obrazovni proces;
- koristeći vizualne primjere za brzu konsolidaciju primljenih informacija i sposobnost asocijativnog razmišljanja;
- upotreba operativnog testiranja;
- djeca sudjeluju u neposrednoj pripremi nekih aspekata lekcije;
- učinkovito upravljanje vremenom.
Između ostalog, optimizacija rada odgajatelja u vrtićima postiže se stalnim usavršavanjem njihove kvalifikacije, dopunjavanjem vlastitog znanja najnovijim idejama i specifičnostima nastave u predškolskim ustanovama. Samo kompetentan i kvalificiran učitelj može ispravno, razumljivo i ispravno unijeti informacije u razvoj djece. A to je, pak, glavni cilj svakog vrtića.
U obrazovanju
Ne manje visoki zahtjevi za optimizaciju obrazovnih procesa školskog i posliješkolskog obrazovanja. Učiteljima općeobrazovnih škola i sveučilišnim profesorima potrebna je još češća recertifikacija od učitelja predškolskih ustanova. Štojesu li temeljni aspekti optimizacije aktivnosti nastavnika i predavača u učionici?
- Raditi na osiguravanju ispravne primarne percepcije nastavnog materijala - da bi se učenici (učenici) zainteresirali za gradivo koje predaje nastavnik, potonji se treba potruditi i razmisliti kako poboljšati prezentaciju nova tema. Uostalom, stupanj uključenosti učenika u radni proces određuje kako će učiti gradivo u budućnosti.
- Asimilacija stečenog znanja - sama sposobnost prenošenja teme lekcije publici predavanja nije dovoljna da se znanje ukorijeni u svijesti učenika. Stoga je učitelj (nastavnik) dužan svoje praktične vježbe graditi uz obvezno pokazivanje lakih, jednostavnih i razumljivih primjera. To uvelike povećava sposobnost učenika da zapamti nove primljene informacije.
- Primjena stečenih vještina - provođenje svih vrsta eksperimenata u radionicama ili domaće zadaće u obliku kreativne primjene stečenog znanja smatra se učinkovitom tehnikom u optimizaciji faze fiksiranja u svladavanju teme.
Glavni cilj optimizacije obrazovnog procesa je kvalitetna prezentacija gradiva od strane nastavnika i optimalno korištenje njegovih sposobnosti kako bi se povećala učinkovitost učenika u usvajanju novih informacija.
U logistici
Veliki logistički centri uključeni u transport, prijevoz tereta i komunikaciju s izvođačima također zahtijevaju obvezne mjere za optimizaciju logističkih procesa. Što onausmjereno?
- Planiranje operacija na temelju omjera vremena i financijskih pokazatelja, s naglaskom na moto "vrijeme je novac".
- Aktivno korištenje najnovijih informacijskih tehnologija - korištenje kompaktnih prijenosnih računala i drugih gadgeta za komunikaciju s prijevoznicima, špediterima, kupcima.
- Sustavni obračun financijskih i radnih sredstava za prijevoz robe od točke A do točke B, na temelju procjene isplativosti i isplativosti takvog prijevoza.
- Minimiziranje rizika tijekom prijevoza tereta, izgradnja sustava amortizacije u slučaju oštećenja tereta krivnjom prijevoznika ili špeditera.
- Minimiziranje rizika od oštećenja tereta zbog temperaturnih ili vremenskih uvjeta (kupnja hladnjača, poštivanje pravila za skladištenje tereta u obliku kvarljive robe).
U organizaciji
Optimizacija tehnoloških procesa vrlo je usko povezana s pravilno organiziranim radom u poduzeću u cjelini. Učinkovitost njezina funkcioniranja ovisi o tome kako je izgrađena organizacijska struktura poduzeća. A polazeći od činjenice da se struktura tvrtke u potpunosti temelji na zaposlenicima i dužnostima koje obavljaju, najvažniji organizacijski zadatak svake tvrtke je optimizacija osoblja. To uključuje:
- smanjenje troškova poslodavca kako bi se osigurala radna aktivnost;
- povećanje stvarnih kvalifikacija zaposlenika;
- automatizacija rada - zamjena fizičkog rada strojem;
- rješavanje neučinkovitih zaposlenika - smanjenje broja zaposlenih;
- poboljšanje sustava upravljanja osobljem.
Ovdje je samo kratki popis onih točaka koje su temeljne u reorganizaciji upravljanja osobljem. Ali oni odražavaju ključne aspekte koji doprinose postizanju glavnog cilja optimizacije procesa organizacije u poduzeću - minimiziranja troškova.
