Prilikom predstavljanja rezultata rada vrlo je važno pripremiti svoj apel publici, vodeći računa o osnovnim zahtjevima za usmenu komunikaciju. Dizajn izvješća omogućuje jasan i koncizan prikaz informacija koje publika lako percipira. U skladu s tim, važno je pridržavati se pravila za prezentaciju izvještaja, što će pomoći da vaš govor bude zanimljiv.
Glavni cilj govornika je u osnovi:
- informirati slušatelje o nečemu u kratkom vremenskom razdoblju;
- demonstrirati vizualni materijal (dijagrami, grafikoni, grafikoni…);
- pokušajte prenijeti informacije na najlakše dostupne načine;
- za iskristaliziranje najkorisnijih i najvažnijih informacija iz cijele knjige, prezentirajte podatke i činjenice tako da ih je lako zapamtiti.
Na temelju namjene, predmeta, područja djelovanja u kojem se objavljuje, ovisi i dizajn izvješća. Možete napisati poruku u slobodnom obliku i također se slobodno ponašati prema govorniku tijekom demonstracije. Ponekad je potrebno pridržavati sepotrebni građevni blokovi.
Na primjer, dizajn izvješća u znanstvenom području uvijek je strukturiran i identičan znanstvenom radu o kojem se predstavlja prezentacija.
Pogledajmo glavne komponente izvješća. Kao primjer, uzmimo dizajn izvješća koje predstavlja znanstveno djelo. Sličan algoritam radnji prikladan je za pripremu izvješća o bilo kojoj temi.
- Tekst mora započeti pozdravom. Na primjer: “Poštovani sudionici, članovi komisije, gosti (ovdje treba navesti glavne skupine prisutnih, ovisno o prirodi događaja)!”.
- Upoznati prisutne s jasnim naslovom teme izvješća. Možete učiniti ovo: "Vaša je pozornost pozvana na izvješće o temi … Dopustite mi da počnem s …" (Ako je ovo znanstvena tema, onda možete započeti s relevantnošću predložene teme, a zatim nastaviti dalje na cilj, zadatke, a zatim na pregled procesa i rezultata).
- Nadalje, nakon uvodnog dijela, možete početi prepričavati glavni proces znanstvenog (marketinškog, itd.) istraživanja. Poželjno je podcrtati ovaj prijelaz riječima. Publika će se lakše orijentirati, a vama će biti lakše zadržati njihovu pažnju. Može se formulirati na sljedeći način: „Dopustite mi da prijeđem na glavne rezultate studije. Dopustite mi sada detaljnije predstaviti faze našeg istraživanja.”
- Bilo bi jako dobro sve informacije razbiti u blokove. To se može učiniti sugerirajući da se cijeli proces razmatra u odvojenim fazama. Na primjer: "Istraživanje na temu … provedeno je unekoliko faza. Sada ćemo ukratko govoriti o njima. Dakle, u prvoj fazi, okrenuli smo se… ".
Ovaj dio izvještaja je najinformativniji, duži, stoga morate paziti da interes publike ne nestane. U tome će vam pomoći različiti prezentacijski materijali koji sadrže grafikone, dijagrame, ilustracije itd.
Ali treba imati na umu da njihova prevelika količina može još više umoriti publiku i izazvati iritaciju. Stoga vrijedi odabrati najvažnije i potrebne slajdove koji pojačavaju vaš govor, a izbjegavati kaleidoskop svih vrsta slika koje čovjek teško da će imati vremena vidjeti, a kamoli razumjeti.
- Vrijedi uzeti u obzir da morate jasno razumjeti koja ilustracija prati tekst. Moraju se međusobno podudarati i nadopunjavati. U tekstu cjelokupnog izvještaja vrlo je potrebno zabilježiti što točno slajd treba biti na ekranu kada izgovarate određene riječi.
- Na kraju izvještaja potrebno je ukratko sažeti najvažnije stvari, kako bi se izveo logičan zaključak. Jezgrovito rečeno. do čega ste došli u svojim zaključcima, koje razvojne puteve vidite dalje.
- Svakako izrazite zahvalnost na vašoj pažnji, ponudite da prijeđete na raspravu.
U zaključku možemo reći ovo: „Hvala (nekome) na prilici da govorim, prisutnima na pažnji. Predlažem da prijeđem na raspravu o prezentiranim rezultatima.”
Kao što možete vidjeti, dizajn izvješća treba biti što je više moguće strukturiran. Ovo jepomoći će govorniku da se jednostavno snalazi u informacijama, odgovara na pitanja, može se uvijek iznova vraćati na tekst u slučaju točaka rasprave, kao i tijekom cijele rasprave.
