Što je "sastanak"? Sama riječ dolazi od praslavenskog "vijeće", "veche". U ta davna vremena skup su organizirali izabrani, obično najmudriji i najiskusniji predstavnici društva. Svrha mu je bila raspraviti određenu temu ili problem i donijeti odluke koje su trebale ili riješiti nastali problem ili regulirati javni red.
Objašnjavajući rječnik V. D. Dmitrieva otkriva značenje navedene riječi na sljedeći način:
sastanak
sastanak br., s., korišteno komp. često
Morfologija: (ne) što? sastanci, zašto? sastanak, (vidi) što? sastanak, što? sastanak o čemu? o sastanku; što? sastanci, (ne) što? sastanci, zašto? sastanci, (vidi) što? sastanci, što? sastanci o čemu? o sastancima
1. Sastanak je sastanak nekoliko ljudi kako bi zajedno razgovarali o praktičnim, poslovnim pitanjima.
Kratak, važan sastanak. jutro,hitan sastanak. U 10:00 sati zakazan je sastanak voditelja odjela. U Moskvi je održan sastanak predstavnika poslovnih krugova.
2. Sastanak na visokoj razini u tisku naziva se poslovnim, službenim sastankom šefova država.
3. U sudskoj praksi sastanak se naziva zatvorenim razgovorom porotnika ili sudaca, gdje se utvrđuje oblik kazne za optuženika.
Na kraju rasprave, sud se povukao na vijećanje.
Sastanak - gubljenje vremena ili učinkovit alat za rad s osobljem? Tko odlučuje tko će, kada i u koju svrhu sudjelovati na sastanku? Pokušajmo odgovoriti na ova i druga pitanja.
Svrha događaja
Sastanci služe nekoliko svrha:
- Tijekom njega dolazi do razmjene i prijenosa informacija. Govornici pričaju vlastitu priču, informirajući i educirajući ostale sudionike.
- Tijekom izvješća i rasprave sve situacije ili procese ocjenjuju prisutni na sastanku. Kriteriji ocjenjivanja se prilagođavaju.
- Za vođu, sastanak može zamijeniti sve postupke evaluacije, budući da se ponašanje podređenog i njegove reakcije mogu koristiti za procjenu njegove kompetencije i uključenosti.
- Kompetentna prilagodba djelovanja i donošenje učinkovitih odluka i mjera.
Šef odlučuje
Tko će sudjelovati na sastanku, učestalost i trajanje sastanaka, kao i koja je njihova svrha, odlučuje voditelj.
Ovisi o pitanju ili problemu koji je izazvao potrebuodržavanje sastanaka. Primjerice, ravnatelju je potrebna kolegijalna odluka – donošenje proračuna. Svim zaposlenicima koji bi trebali sudjelovati na sastanku šalje e-mail s približnim sadržajem:
- predstavnici (popis e-pošte) će prisustvovati sastanku kao i ključno osoblje iz druge partnerske organizacije;
- topic - raspodjela proračuna za razdoblje;
- mjesto - velika soba za sastanke;
- datum i vrijeme - 10.11.2018., subota, početak 13:00, završetak 13:50;
- popis točaka dnevnog reda, odgovornih za govor, vremensko ograničenje za svako pitanje u privitku.
Vrste i vrste sastanaka
Sastanci su moćan alat za upravljanje. Među njima se ističu:
- formalno i neformalno;
- operativno, konačno, problematično;
- industrijski, pravosudni i tako dalje;
- po razini: radni prostor, vodstvo, šefovi država i slično;
- zatvoreni i otvoreni sastanci;
- obrazovni, informativni, objašnjavajući;
- prema načinu komunikacije: izravno sudjelovanje na sastanku, selektor, videokonferencija i tako dalje.
Učinkovitost sastanka ovisi o organizaciji sastanaka. Treba uzeti u obzir strukturu poduzeća, specifičnosti interakcije zaposlenika, metode komunikacije, zaposlenost svakog od sudionika, potrebu rješavanja problema i njihovu relevantnost.
Operativno, konačno i problematično
Uspješan timski rad znači konstantaninterakcija svih poveznica s primanjem povratnih informacija. Da bi se to postiglo, u pravilu se operativni sastanci održavaju na početku radnog dana. "Silovatelji", "petominutni", "sastanci jedriličara", "letuchki" - tako ih zovu među sobom.
Radionici će prisustvovati zaposlenici koje imenuje neposredni rukovoditelj. Popis pitanja o kojima se raspravlja je standardan: rezultati proteklog dana, postavljanje ciljeva za danas i tako dalje. Takvi sastanci su kratkog trajanja. Održavaju se redovito, o čemu su svi sudionici unaprijed obaviješteni.
Završni sastanci sazivaju se kako bi se razgovaralo o velikoj količini posla. Može biti:
- razdoblje: sezona, četvrtina, vladavina i tako dalje;
- dovršenje plana, projekta, zadatka.
Za takve se sastanke provode pedantne pripreme. Unaprijed se poziva na sudjelovanje na sastanku o završnom pitanju. Sudionike imenuje voditelj. Također navodi popis potrebnih materijala za uspješnu provedbu. Vrijeme je regulirano kako za svaki nastup, tako i općenito. Sastanak se snima. Svi sudionici moraju biti upoznati sa sadržajem protokola.
Problemski sastanci se organiziraju po potrebi, u pravilu se radi o okolnostima više sile, neplaniranih situacija. Osoba odgovorna za rješavanje problema vas poziva da sudjelujete na sastanku o nastalom problemu. Sudionike imenuje voditelj. Vrijeme nije postavljeno. Kao rezultat sastanka donosi se rješenje problema, vrši se analiza uzroka nastanka,izrađuje se popis preventivnih mjera. Prijava je potrebna.
pozivnica
"Molimo vas da sudjelujete na sastanku po pitanju …" - ovako se obično čita tekst pozivnog pisma. Zatim trebate odrediti glavnu temu, datum, mjesto, vrijeme početka i završetka sastanka. Zatim navedite pitanja koja će biti pokrenuta tijekom sastanka. I označite odgovorne osobe za svaku stavku. Neće biti suvišno naznačiti rok za govor o svakom od pitanja. Pitanja su poredana po važnosti rješenja.
Moguće greške u sastancima
Svatko tko sudjeluje na sastanku odgovoran je za njegovo uspješno i učinkovito vođenje. Navodimo tipične pogreške sudjelovanja, organizacije i ponašanja:
- odsutnost, neadekvatnost, netočnost u formulaciji svrhe sastanka;
- nedovoljna priprema;
- odsutnost ili nepoštivanje propisa;
- formalizacija, nema potrebe za sastankom;
- Neblagovremena obavijest, nedovoljno vremena za pripremu.
Smanjite učinkovitost sastanaka i uobičajenih kašnjenja.
Metode implementacije
Svaka zajednica ima:
- Predmet je njegova svrha, pitanja i problemi o kojima se raspravlja.
- Meta su oni koji će prisustvovati sastanku, ljudi.
Odabir načina vođenja ovisi o tome što su subjekt i objekt. Navodimo glavne:
- izvještaj;
- razmjenainformacije ili mišljenja;
- brainstorming;
- rasprava.
