Lako se zbuniti u ciklusu životnih događaja. Djecu pravilno rasporediti vrijeme uče odrasli, koji često sve odgađaju za kasnije. U pravilu, ovo "kasnije" nikada ne dolazi. Sve planirane slučajeve drugi glatko guraju u stranu i na kraju se pretvaraju u jednu kontinuiranu grudu neriješenih zadataka.
Problem najčešće nije u broju slučajeva, već u neracionalno sastavljenom rasporedu. Ljudi ne pridaju dužnu pažnju planiranju svojih aktivnosti. No, nakon što ste potrošili dosta osobnog vremena na učenje osnova upravljanja vremenom, možete značajno uštedjeti vrijeme u budućnosti. Tada će u životu biti mjesta ne samo za vječne probleme, već i za sebe i svoju obitelj. Jedna od najjednostavnijih i najučinkovitijih tehnika planiranja je Eisenhowerov princip.
Koja je bit tehnike?
Načelo Eisenhowerove matrice je kompetentna raspodjela zadataka ovisno o stupnju njihove važnosti. Pomaže razbiti cijeli popis zadataka na važne i nevažne, hitne i ne baš važne. Pomoću matrice možete odrediti vremensko razdoblje koje će biti potrebno za rješavanje problema,uostalom, nešto zahtijeva više pažnje, a neke stvari nisu vrijedne pet minuta utrošenih na njih.
Da biste postigli uspjeh, morate slijediti određeni algoritam. Redoslijed potrebnih radnji ovisi o prioritetu zadataka. U pravilu, razni čimbenici ometaju koncentriranje na jedan cilj: osobni problemi, ljudi oko vas, navike i tako dalje. Eisenhowerova metoda može pomoći da se riješite slabosti i usredotočite se samo na korisne radnje.
Kako je nastao ovaj princip, tko ga je formirao?
Trideset i četvrti predsjednik Sjedinjenih Američkih Država, Dwight David Eisenhower, potkrijepio je opisani princip upravljanja vremenom. Političar nije mogao ostaviti neriješenim niti jedan zadatak, pa je svoj raspored nastojao učiniti što racionalnijim i optimiziranim. Kao rezultat toga, Eisenhower je sve zadatke transformirao u matricu.
Danas uredski radnici, menadžeri i viši čelnici koriste predsjednikovu metodu. To sugerira da je ovaj način određivanja prioriteta stvarno učinkovit i relevantan.
Što je matrica Dwighta Eisenhowera?
Eisenhowerov kvadrat (ili principi vremenskog planiranja) temelji se na konstrukciji matrice. Osnove matrice su os važnosti (apscisa) i os hitnosti (ordinata). Njihovo međusobno sjecište daje četiri kvadrata, od kojih je svaki ispunjen zadacima, prema njihovoj raspodjeli.
Dakle, za početak, trebali biste odlučiti što je važno, a što hitno. Važne stvari imaju najveći utjecaj na postignućerezultat, a hitni zadaci zahtijevaju hitno izvršenje. Općenito, formira se slika koja daje potpunu sliku stanja stvari.
Matrix će vam omogućiti da postavite prave prioritete - što može čekati, a što neće kasniti.
Što je u kvadratu A?
Prvi kvadrat, koji se nalazi u gornjem lijevom kutu, zove se kvadrat A. Najvažniji i najhitniji zadaci su upisani u ovu ćeliju. U idealnom slučaju, ovaj kvadrat bi trebao biti prazan, budući da vam racionalno raspoređeno vrijeme u načelu omogućuje izbjegavanje prisutnosti slučajeva ove vrste.
Glavne stvari uključuju:
- zdravstveni problemi koji se obično javljaju u najneprikladnije vrijeme;
- što može imati negativan utjecaj na izvedbu;
- stvari koje bi, ako se ne učine, mogle dovesti do novih problema.
Samokontrola osobe odgovorna je za punoću ovog kvadrata. Uostalom, ako se svaki dan pojavljuju novi slučajevi u ćeliji A, Eisenhowerov princip neće pomoći. Ovdje biste se u načelu trebali obratiti upravljanju vremenom, ali prvo se morate pozabaviti svim slučajevima koji će ispuniti kvadrat A u bliskoj budućnosti.
Unatoč najvećem prioritetu ovog kvadrata, moguće je rješenje problema koji ispunjavaju ćeliju prenijeti na nekog drugog. Ali to je samo ako je to moguće, a stvari ne zahtijevaju nužno osobno sudjelovanje.
Koje zadatke znači kvadratU?
Ovaj dio matrice ispunjen je dnevnim aktivnostima. Ovdje je u pravilu sve što zaslužuje najveću pažnju. To su važne, ali ne hitne stvari, od kojih se većina odnosi na glavnu djelatnost osobe. Niska hitnost zadataka omogućit će vam da ne donosite iznenadne odluke, a konstruktivan i razuman pristup omogućit će vam da sve zadatke izvršite učinkovitije.
Ljudi koji uglavnom rješavaju probleme kvadranta B produktivniji su. Uz dobre radne rezultate, takvi ljudi imaju dovoljno vremena za svoj osobni život, ne doživljavaju stalni stres. Ovaj kvadrat sastoji se od zadataka koji su malo važni i, možda, donekle svakodnevni, ali se od njih uglavnom sastoji ljudska aktivnost.
Zadaci iz sektora B imaju snažan utjecaj i na moral i na materijalno stanje. To su sport, dijeta, spavanje, učenje i rad - one stvari bez kojih se ne može, ali obično posvećuju najmanje pažnje, puštajući mnogo toga same od sebe.
Koji su slučajevi u kvadratu C?
Kvadrat C uključuje one stvari koje vas ne približavaju željenom cilju, već, naprotiv, usporavaju događaje, odgađaju provedbu stvarno važnih zadataka. Najčešće zahtijevaju hitno ulaganje vremena, ali ometaju i odvode na krivi put. Ovdje je važno uvijek zapamtiti rezultate svojih aktivnosti i ciljeva i ne prelaziti na sekundarno.
U ovom sektoru možete sigurno uključiti kućanske poslove i obećanja data nekome. Općenito, ovo nije tolikovažno kao hitno.
Što je u kvadratu D?
Ljudima koji ne znaju kako pravilno planirati svoje vrijeme, stvari s ovog trga oduzimaju najviše vremena. Ti se zadaci radije mogu nazvati ne problemima, već ugodnim brigama, koje, osim toga, ne donose apsolutno nikakvu racionalnu korist. Utjecaj kvadrata D mora se, ako ne eliminirati, onda barem smanjiti.
Nemojte odmor zamijeniti besciljnim praćenjem društvenih mreža, gledanjem TV emisija ili serija, praznim brbljanjem na telefonu. Slobodno vrijeme možete iskoristiti i za dobrobit sebe i drugih: obitelji, voljenih i prijatelja.
Gdje se koristi princip Dwighta Eisenhowera?
Opisani način raspodjele zadataka koristi se ne samo za racionalizaciju vremena. Ubrzana analiza prema Eisenhowerovom principu koristi se, primjerice, za određivanje potrebnih funkcija maloprodajnih objekata. Poboljšanje proizvoda u svim fazama životnog ciklusa naziva se funkcionalna analiza troškova (FSA). Ovo načelo kombinira ekonomske i tehničke metode kako bi se odredio omjer svojstava proizvoda i njegove cijene. Ovo posljednje mora biti logično i isplatiti se.
Što je Eisenhowerov princip u FSA, proučavali su ga mnogi stručnjaci iz zemalja s tržišnim gospodarstvom: Francuska, Njemačka, Velika Britanija, SAD. Kao rezultat toga, utvrđeno je da kako bi se odredio raspon relevantnih funkcija objekta,važno je promatrati razmjere između njihove nužnosti i troškova. Eisenhowerov princip u FSA je analizirati proizvod i raspodijeliti njegova svojstva u tri kategorije:
- Kategorija A. Glavne ili temeljne funkcije: izravna namjena robe, za čiju nabavku je potrebno više sredstava.
- Kategorija B. Značajke sekundarnog proizvoda koje su povezane s glavnim. Prisutnost ovakvih dodataka je dobrodošla, ali izostanak ne utječe previše na prodaju.
- Kategorija C. Dodatne značajke, čiji nedostatak ni na koji način neće utjecati na kvalitetu proizvoda. Izbjegavajući trošenje na dodatke koji su potpuno nepotrebni, možete puno uštedjeti.
Vježbanje Eisenhowerovog principa
Apsolutno nije potrebno rasporediti zadatke točno u obliku matrice - u kvadratu, ali u početku možete učiniti upravo to kako biste osigurali vidljivost. Prikladno je pretvoriti standardni prikaz matrice u nekoliko popisa ili opći plan, gdje su slučajevi iz različitih kvadrata istaknuti bojom. Tako, na primjer, i hitni i važni zadaci (kvadrat A) mogu biti ispisani crvenom tintom, važni, ali ne hitni zelenom (sektor B), nevažni, ali hitni zadaci (kvadrat C) plavom, a crnom - nevažni i ne- hitno. Istodobno, stupanj važnosti određenog slučaja treba procijeniti ne u umu, već na papiru. Tako se zadaci oblikuju, a njihovo izvršavanje postaje stvarnije.
Zašto treba koristiti ovu metodu?
PrincipDwight Eisenhower može vam pomoći promijeniti život u smislu racionalizacije vašeg osobnog vremena. Korištenjem ove metode možete potrošiti manje vremena na nepotrebne zadatke i usredotočiti se na ono što najviše obećava, kao i posvetiti dovoljno vremena za pravi odmor, izbjegavajući takozvane rasipnike vremena: televiziju, besciljno lutanje prostranstvima weba i slično.
Osoba koja primjenjuje principe upravljanja vremenom u svojim svakodnevnim aktivnostima nije samo uspješnija od drugih, prema statistikama, nego i zdravija, jer ne doživljava stalni stres povezan s zagušenošću i stalnim rokovima. Postavljanje prioriteta (Eisenhowerov princip ili bilo koji drugi) pomoći će optimizirati vaše životne aktivnosti u svim područjima.
