Kada se spominje organizacijski sustav, to znači određena struktura, koja se sastoji od zasebnih jedinica. Oni su međusobno povezani na temelju određenih razmatranja. Naime, ovisi o postavljenim ciljevima za odjele i tvrtku te prema funkcijama koje se obavljaju. To osigurava prisutnost rukovoditelja (centra) koji mogu donositi odluke i odgovorni su za aktivnosti jedinica.
Opće informacije
Pitanja oko dizajna i formiranja sustava organizacijskog upravljanja bitna su ne samo za novonastala poduzeća, već i za one komercijalne strukture koje već djeluju, ali će morati funkcionirati u drugim uvjetima. Za to je potrebno promijeniti sastav i strukturu poslova koje se obavljaju i zadataka koje se rješavaju. Prvi korak u ovom slučaju je analiza formalne konstrukcije. Obraćena pažnjasastav strukturnih jedinica, broj zaposlenih u njima, koliko odgovaraju složenosti i strukturi obavljenog posla i slični aspekti.
Tijekom analize potrebno je redom proučiti sve bitne elemente poduzeća. To uključuje informacijsku podršku i interakciju, opskrbu resursima i tehnologijom, usklađenost radnih resursa s postojećim zahtjevima i zamjenjivost. Prilikom proučavanja sustava organizacijskog upravljanja potrebno je dati odgovor na dva pitanja:
- U kojoj mjeri ono što već postoji može pomoći ili spriječiti provedbu odabrane strategije djelovanja?
- Koje razine treba dodijeliti za rješavanje specifičnih problema?
Traži odgovore
Postoji dosta pristupa za rješavanje ciljeva. Budući da je prilično problematično razmotriti ih sve, pozornost će dobiti samo dva:
- Specifična postavka osobnih zadataka i ciljeva za izvođače.
- Kratka organizacijska analiza.
Oba pristupa imaju za cilj otkriti koliki je osobni doprinos zaposlenika ostvarenju glavne zadaće poduzeća. Važne su i metode upravljanja organizacijskim sustavima. Ukratko, morate djelovati koristeći sljedeće metode:
- Metoda introspekcije. Posebna se pozornost posvećuje administrativnom i upravljačkom osoblju. Cilj je poboljšati učinkovitost zaposlenikamentalni rad. Glavni fokus je na doprinosu rješavanju problema, provedbi strategije tvrtke i postizanju postavljenih ciljeva. Zapravo, u ovom slučaju je omogućeno kretanje od velikih do detalja. Provodi se sljedeći slijed: zadaci poduzeća - njegova strategija - ciljevi - funkcionalna organizacija. Tek tada pozicije - zaposlenici - njihove dužnosti i motivacija.
- Metoda analize odozdo prema gore. On već polazi od pojedinog radnika i njegovih formuliranih zadataka i ciljeva. Ova metoda omogućuje vam da povežete rad pojedinih zaposlenika s aktivnostima poduzeća i strategijom prosperiteta koja se provodi. Iako se vrlo često javljaju pritužbe da su teorijske odredbe dobro promišljene, ali provedba u praksi ostavlja mnogo poželjeti.
Više o introspekciji
Ova metoda vam omogućuje da pripremite učinkovite preporuke koje su usmjerene na poboljšanje cjelokupne organizacijske strukture i učinka tvrtke smanjenjem dupliciranja posla, smanjenjem troškova upravljanja, reguliranjem opterećenja menadžera, odvajanjem funkcija izvođača. Kakav je krajnji rezultat obavljenog posla? Sustav organizacijskog upravljanja, izgrađen korištenjem introspekcije, omogućuje orijentaciju na takve principe i ideje:
- Uprava prima plaće za stvarno upravljanje. Dakle, većinu vremena to je vođenje, mjerenje, priprema i poučavanje. U tomepomaže planiranje, pomoć u organizacijskom radu, izradu financijskih planova, analizu trenutnog stanja i slično.
- Vođa mora imati dovoljno ljudi pod svojom komandom da zadrži svu svoju pažnju. Ali u isto vrijeme, treba biti dovoljno vremena za sve.
- Trebali biste nastojati zadržati broj veza u organizaciji na minimumu.
- Izvođači bi se trebali uključiti u ograničen broj dobro osmišljenih zadataka, čiji će završetak izravno unaprijediti postizanje ciljeva organizacije.
- Jasno razumijevanje onoga što menadžment želi može biti iskrivljeno neučinkovitom komunikacijom. Prilično čest razlog je vrlo velik broj poveznica. Kao rezultat toga, smanjuje se sposobnost mijenjanja, samostalnog rješavanja problema, pronalaženja drugih načina.
Introspekcija je moguća u svakoj organizaciji. Ova metoda ima šest faza: priprema, prikupljanje podataka, obrada informacija, analiza, izvješće, daljnja kontrola. Kao rezultat toga, izdaju se pisane preporuke koje se bave pitanjima poboljšanja organizacijske strukture.
Metoda analize odozdo prema gore
Zahvaljujući postavljanju osobnih ciljeva i zadataka, fiksira se upravo ono što zaposlenik doprinosi procesu postizanja zadanih vrijednosti i parametara. Obratite pažnju na:
- Uzimajući u obzir prave uvjete za integraciju radnog procesa svakog zaposlenika sa zadacima, ciljevima istrategije koje osiguravaju primjerenost organizacijske strukture.
- Stvaranje uvjeta kako bi svi bili zainteresirani za postizanje najboljeg rezultata.
- Metoda analize odozdo prema gore također vam omogućuje procjenu individualnog rada.
Treba napomenuti da se pristup koji se razmatra može koristiti ne samo za analizu, već i za rješavanje nekih od ključnih problema koji su povezani s upravljanjem organizacijom. To uključuje:
- Definicija procesa postizanja cilja kroz dijalog o njegovom postavljanju i načinu njegovog postizanja.
- Fokusiranje zaposlenika na očekivanja izvedbe.
- Formiranje programa izvođenja radova zbog konkretizacije rokova za rješavanje pojedinih zadataka.
- Olakšavanje upravljanja platnim sustavom, mogućnost stvaranja razumne osnove za izdavanje naknade za izvrsno obavljanje dužnosti i postignuća na poslu.
- Procjena treba li zaposlenik biti unaprijeđen i ima li dobre rezultate.
Stoga je ova metoda vrlo dobro nadopunjena organizacijskim i pravnim sustavom upravljanja, koji standardizira pristupe maksimalnom broju situacija.
O funkcijama
Glavni i najvažniji su: organizacija, planiranje, regulacija, koordinacija, motivacija, kontrola i regulacija. To dolazi do izražaja u strukturi, pravilima, kulturi, procesima. Upravljanje organizacijskim sustavom osiguravakorištenje skupa metoda i tehnika, njihova racionalna kombinacija, uspostavljeni odnos u cilju upravljanja elementima u vremenu i prostoru. Potrebno je nastojati stvoriti što povoljnije uvjete. U tom slučaju, funkcije upravljanja organizacijskim sustavima trebale bi biti jasno navedene, dogovorene, a odgovornosti različitih osoba trebale bi biti razgraničene.
I to nisu samo riječi. Treba imati na umu da su funkcije posebne vrste specijaliziranih upravljačkih aktivnosti koje su se pojavile u procesu podjele rada. Svaki od njih provodi se u kompleksu upravljačkih zadataka. Također morate zapamtiti da su funkcije aktivnosti koje se ponavljaju. Može ih izvoditi jedna osoba, jedinica ili grupa. Broj funkcija i sastav ovisi o nizu čimbenika: opsegu, razini i strukturi razvoja proizvodnje, veličini organizacije, povezanosti tvrtke s drugim sličnim objektima, neovisnosti i razini tehničke opremljenosti..
Izvršene posebne dužnosti
Funkcije menadžmenta trebale bi pružiti smjernice i usluge aktivnostima organizacije. Svaki od njih treba imati određenu namjenu, ponovljivost, ujednačenost sadržaja. Također, funkcije moraju biti objektivne. To je određeno potrebom samog procesa upravljanja u uvjetima u kojima je osiguran zajednički rad ljudi. Osim toga, funkcije su temelj za određivanje veličine i strukture upravnog aparata. Trebao bi ujediniti sve relativno izolirane, iako općenito neraskidivo povezanestrukture. Na mnogo načina na njih utječu ciljevi organizacijskog sustava upravljanja.
Popis funkcija
Da bismo bolje razumjeli ovu temu, pogledajmo s čime se moramo nositi u praksi:
- Organizacijska funkcija. Bavi se praktičnom provedbom planova i programa. Provodi se kroz stvaranje organizacije, formiranje njezine strukture, raspodjelu posla između odjela i zaposlenika, kao i kroz koordinaciju njihovih aktivnosti.
- Motivacijska funkcija. Specijalizirana je za utvrđivanje potreba ljudi, kao i za odabir najučinkovitijeg i najprikladnijeg načina u ovom slučaju za njihovo zadovoljenje. Sve se to radi kako bi se osigurala maksimalna zainteresiranost zaposlenika u procesu postizanja ciljeva s kojima se organizacija suočava.
- Kontrola. Neophodan je kako bi se na vrijeme uočile pogreške, prijeteće opasnosti, odstupanja od traženih standarda te stvorila osnova za kontinuirano poboljšanje.
Dodatne značajke
Organizacija bi trebala imati odgovarajuće:
- Funkcije ocjenjivanja. Treba ih promatrati kao proces razvoja znanstveno utemeljenih izračunatih vrijednosti. Uz njihovu pomoć procjenjuju se kvantitativni i kvalitativni parametri.
- Funkcija rasporeda. Potrebno je strogo regulirati ponašanje objekata u procesu realizacije ciljeva i zadataka postavljenih zaposlenicima.
- Funkcija koordinacije. Osigurava da je organizacija dosljedna idobro koordiniran rad u realizaciji planiranih zadataka.
- Regulacijska funkcija. Izravno se presijeca s kontrolom i koordinacijom. Ako pod utjecajem vanjskog/unutarnjeg okruženja dođe do odstupanja od traženih parametara, tada je potrebno prilagoditi situaciju tako da bude u zadanim granicama.
O zadacima
Organizacijski sustav se stvara radi postizanja određenog cilja. Na primjer, stjecanje maksimalnog mogućeg prihoda. Ili 100 milijuna rubalja. Kako god bilo, ali na putu do cilja morate riješiti niz zadataka koji će vam omogućiti da ga postignete. Treba napomenuti da se razlikuju po razmjeru, posljedicama, važnosti, utjecaju na budućnost i složenosti implementacije.
Zadaci upravljanja organizacijskim sustavima na najvišoj razini najvažniji su i najvažniji u smislu postizanja rezultata. Naposljetku, ako zaposlenik na lokalnoj razini učini nešto pogrešno, onda se to još može relativno izdržati. Pogotovo ako se brzo prepoznate i zaustavite. Dok greške samog top menadžmenta imaju mnogo razornije posljedice. Osim toga, prilično ih je teško zaustaviti, za to je potrebno pridobiti podršku dioničara / osnivača.
Ali proces identifikacije je također relevantan. Dapače, u našim je uvjetima tako uređeno da se najviši menadžment ne provjerava stalno. A da tijek događaja ne ide kako bi trebao, možete saznati bilo kontroliranjem, praćenjem događaja ili uočavanjem anomalije u izvješćivanju, kojamenadžeri pružaju vlasnicima. Za učinkovito ispunjavanje postavljenih zadataka potrebno je osigurati adekvatnu organizacijsku strukturu sustava upravljanja, za koju ne bi bilo neodgovornih osoba.
O razvoju
Organizacijski sustavi ne miruju kao kamenje. Uvijek postoji neki pokret (ne nužno na bolje). Ali ako pogledate s visine tisućljeća, onda se upravljanje organizacijskim i ekonomskim sustavima još uvijek poboljšava i razvija. Ponekad na to utječe razvoj novih metoda i pristupa. Znanstveni i tehnološki napredak također može imati utjecaja. Na primjer, što je menadžment bez korištenja informacijske tehnologije? Čak i ako osoba radi sama u statusu individualnog poduzetnika, računalo/pametni telefon pomaže u vođenju evidencije, slanju podataka poreznoj službi, statističkim tijelima i nizu drugih struktura.
Ali je li moguće reći da je sada moguće dosegnuti krunu u razvoju? Nažalost ne. Čak i unatoč tehnologijama i metodama koje već postoje, prerano je za radovanje. Uostalom, koliko različitih nevjerojatnih otkrića još čeka čovječanstvo u budućnosti. Uzmimo, na primjer, umjetnu inteligenciju. Kada se razvije uzorak ovog rješenja s dobrim pokazateljima uspješnosti, ono što može učiniti zaposlenik koji ne treba spavati, odmarati se i primati plaću jednostavno će zadiviti i natjerati ga da se prilagodi novim uvjetima.
