Dizajn organizacijskih struktura je metodologija korak po korak koja identificira disfunkcionalne aspekte tijeka rada, procedura i sustava, usklađuje ih s trenutnim poslovnim stvarnostima i ciljevima, a zatim razvija planove za implementaciju novih promjena. Proces je usmjeren na poboljšanje tehničkih i kadrovskih aspekata poslovanja.
Za većinu tvrtki proces dizajna rezultira većim poboljšanjem organizacije, rezultata (profitabilnost, usluga korisnicima, interno poslovanje) i zaposlenika koji su osnaženi i predani poslu.
Obilježje procesa dizajna je sveobuhvatan i holistički pristup organizacijskom poboljšanju koji utječe na sve aspekte korporativnog života, tako da možete postići sljedeće prednosti razvojem prave metodologije:
- Sjajna korisnička usluga.
- Povećajte profitabilnost.
- Smanjenje u radutroškovi.
- Poboljšana učinkovitost i vrijeme ciklusa.
- Kultura predanih i angažiranih zaposlenika.
- Jasna strategija za upravljanje i razvoj vašeg poslovanja.
Dizajn se odnosi na integraciju ljudi s osnovnim poslovnim procesima, tehnologijama i sustavima. Dobro osmišljena organizacija osigurava da je oblik tvrtke u skladu s njegovom svrhom ili strategijom, ispunjava izazove povezane sa stvarnošću poslovanja i uvelike povećava vjerojatnost da će zajednički napori ljudi biti uspješni.
Kako tvrtke rastu i izazovi u vanjskom okruženju postaju složeniji, poslovni procesi, strukture i sustavi koji su nekada funkcionirali postaju prepreke učinkovitosti, korisničkoj službi, moralu zaposlenika i financijskoj profitabilnosti.
Organizacije koje se ne ažuriraju povremeno pate od simptoma kao što su:
- Neučinkovit tijek rada bez raščlambe i koraka s dodanom vrijednosti.
- Pretjerani napor ("nemamo vremena to učiniti kako treba, ali imamo vremena da to učinimo ponovo")
- Fragmentiran rad s malo pažnje na veće dobro.
- Nedostatak znanja i orijentacije na kupca.
- Nedostatak odgovornosti ("To nije moj posao").
- Prikrivajte i krivite umjesto da identificirate i rješavate probleme.
- Kašnjenja u donošenju odluka.
- Ljudi nemaju informacije ili ovlasti za rješavanje problema.
- Uprava, a ne linija fronta, odgovorna je za rješavanje problema kada stvari krenu po zlu.
- Potrebno je punovrijeme je da se nešto učini.
- Sustavi su loše definirani ili pojačavaju loše ponašanje.
- Nepovjerenje između radnika i uprave.
Korišćene metode
Važno je uzeti u obzir da su uključeni različiti sustavi interakcije. Iako je proces oblikovanja organizacijskih struktura prilagodljiv veličini, složenosti i potrebama svake tvrtke, nije ograničen na interne zahtjeve višeg menadžmenta. Svaki put rješenja se razrađuje pojedinačno. Sam sustav temelji se na sljedećim metodama, koje će biti navedene u nastavku.
1. Povelja procesa planiranja
Kao viši rukovoditelji, okupili ste se kako biste razgovarali o trenutnim poslovnim rezultatima, stanju tvrtke, zahtjevima zaštite okoliša i potrebi da se krene u takav proces. Koje su sljedeće radnje? Vi uspostavljate povelju za proces organizacijskog dizajna. Uključuje "razlog promjene", željene rezultate, opseg, dodjelu resursa, vrijeme, sudjelovanje, komunikacijsku strategiju i druge parametre koji će voditi projekt.
S vremena na vrijeme, menadžment može proći kroz proces strateškog planiranja ili proces razvoja tima prije nego što započne inicijativu za promjenu projekta, ovisno o tome koliko jasno razumiju svoju strategiju i koliko dobro rade zajedno kao tim.
2. Razvoj nove politike
Upravljački tim (ili drugi koji su pozvani da sudjeluju u procesu) gledaju unaprijed i dizajniraju organizacijskestrukture koje uključuju preporuke za "idealnu budućnost". Na ovoj razini, koraci u ovom procesu uključuju:
- Odredite svoj glavni organizacijski princip.
- Optimiziranje osnovnih poslovnih procesa koji rezultiraju prihodima ili rezultatima za klijente.
- Dokumentacija i standardizacija postupaka.
- Organiziranje ljudi oko temeljnih procesa. Određivanje broja osoblja potrebnog za glavni posao.
- Definirajte zadatke, funkcije i vještine. Koje su metrike izvedbe za svaku timsku funkciju? Kako se osuđuju i smatraju odgovornima?
- Identificirajte potrebe za opremom, rasporedom i osobljem za različite timove i odjele u cijeloj organizaciji.
- Definirajte resurse podrške (finansije, prodaja, osoblje), misiju, osoblje i gdje bi se trebali nalaziti.
- Definirajte strukturu upravljanja koja pruža stratešku, koordinirajuću i operativnu podršku.
- Poboljšanje sustava koordinacije i razvoja (zapošljavanje, obuka, naknada, dijeljenje informacija, postavljanje ciljeva).
U nekom trenutku, proces dizajna se pretvara u planiranje tranzicije jer se određuju kritični datumi implementacije i stvaraju specifični akcijski planovi za provedbu novog projekta.
A ključni dio ovog koraka je priopćavanje napretka drugim članovima organizacije. Razvijen je komunikacijski plan koji educira ljude o tome što se događa. Obrazovanje donosi svijest i inkluzijusvakog - do početka obveza.
3. Implementacija projekta
Sada je zadatak oživjeti projekt. Metode oblikovanja organizacijskih struktura uvijek trebaju uključivati elemente implementacije. Bez njih se zadaci neće izvoditi. Ljudi su organizirani u prirodne radne skupine koje uče novi plan, timske vještine i formiranje inicijativnih grupa. Istražuju se nove radne uloge i uspostavljaju se novi odnosi unutar i izvan jedinice.
Oprema i tehnička sredstva se preuređuju. Promijenjeni su i prilagođeni sustavi nagrađivanja, sustavi poboljšanja učinka, razmjene informacija, donošenja odluka i upravljanja. Nešto od toga može se brzo napraviti. Neke tvrtke mogu zahtijevati više detalja i implementirati se tijekom duljeg vremenskog razdoblja.
Smjernice
Metode organizacijskog dizajna obavljaju različite poslovne funkcije. Dizajnirani su da zadovolje specifične motive. Također se moraju uložiti napori da se organizacijska struktura uskladi s promjenjivim potrebama. Dobar sustav ne samo da olakšava komunikaciju, već donosi i učinkovitost u različitim segmentima. Stoga je pri razvoju važno obratiti pažnju na principe.
1. Poticanje učinkovitosti
Izrada organizacijske strukture poduzeća uključuje neke pozitivne elemente za zaposlenike. Kao odgovor, možete dobiti pozitivan odgovor od zaposlenika. Glavna svrha organizacijske strukture je donijeti učinkovitost različitim funkcijama. Sustavni rad ništa neće prepustiti slučaju, a svaka radnja će biti usklađena kako bi se izvršila maksimalno.
Članovi organizacije nastoje maksimizirati proizvodnju dobara i usluga iz zadanih resursa. Nastoji se sustavno, racionalno i koordinirano kontrolirati različiti otpad i gubici. Razvijeni su različiti organizacijski modeli kako bi se osigurala učinkovitost poslovanja. Odlučni su postići svoje ciljeve.
2. Komunikacija
Izrada organizacijske strukture poduzeća uključuje i trenutak stvaranja kontakata u svim odjelima. Komunikacija je problem broj jedan u svakoj organizaciji. Dobra struktura osigurava ispravan kanal komunikacije između pojedinaca koji rade u organizaciji. Uspostavljeni odnosi izvješćivanja i hijerarhija onih koji izvješćuju također su naznačeni u dobroj strukturi. Postoji potreba za horizontalnim, vertikalnim i bočnim komunikacijskim procesom, a to se postiže dobro planiranom strukturom.
3. Optimalno korištenje resursa
Pravilna raspodjela resursa također pomaže u njihovoj optimalnoj upotrebi. Projektiranjem organizacijske strukture organizacije važnije mjesto pridaje se aktivnostima za postizanje zajedničkih ciljeva. Događaji se postavljaju prema njihovoj važnosti u sustavu, te se daju odgovarajuće preporuke za raspodjelu resursa. Optimalna raspodjela imovine ključna je za rast poslovanja.
4. Zadovoljstvo poslom
Dobroosmišljavanje organizacijske strukture organizacije osigurava da se dužnosti i odgovornosti različitih ljudi koji rade u poslu jasno dodijele. Poslovi se raspoređuju prema znanju, iskustvu i specijalizaciji. Ljudi imaju priliku objasniti svoj rad. Kada ljudi mogu raditi unutar granica, bit će zadovoljstvo poslom.
5. Kreativno razmišljanje
Načela oblikovanja organizacijskih struktura mogu uključivati stavku slobodno planirati i obavljati svoj posao. Omogućuje pojedincu da razmišlja i razvija nove i bolje načine ostvarivanja zadataka. Organizacijska struktura pokušava smjestiti ljude na mjesta gdje im najviše odgovara. Mnogi su ljudi svojom kreativnošću doprinijeli razvoju menadžerskog razmišljanja u određenom dijelu tvrtke.
6. Jednostavnost upravljanja
Načela oblikovanja organizacijskih struktura također se temelje na optimizaciji ovog procesa. U poslu radi mnogo ljudi. Njihovu funkciju treba definirati i dodijeliti odgovornosti prema zahtjevima organizacije. Dobra struktura pomoći će uspostaviti odnose između ljudi koji rade na različitim pozicijama. Organizacijski sustav je mehanizam kojim menadžment usmjerava, koordinira i kontrolira aktivnosti različitih pojedinaca.
Dobro osmišljena struktura pomoći će i upravljanju i vođenju poslovanja. Zajamčeno je da nijedna aktivnost ne ostaje bez nadzora i da se posao raspoređujeprema mogućnostima osoba koje ga provode. Dobro osmišljeni koraci organizacijskog dizajna velika su pomoć dobrom menadžmentu. Razmotrite ih.
faze dizajna
Sustav koji se stvara mora zadovoljiti zahtjeve poslovanja. To bi trebalo osigurati da se radna snaga koristi optimalno i da se različite funkcije trebaju pravilno obavljati. Neophodni su harmonični odnosi među ljudima na različitim pozicijama. Projektiranje konstrukcije važan je zadatak koji se mora pažljivo razmotriti. Ispod će biti navedene glavne točke na kojima se razvija cjelovito planiranje.
1. korak: definiranje aktivnosti
Moraju se definirati radnje koje treba poduzeti za postizanje ciljeva tvrtke. Također je potrebno definirati funkcije koje se moraju izvršiti za postizanje različitih ciljeva, te radnje povezane s tim funkcijama. Bez ove faze osmišljavanja organizacijske strukture, menadžeri neće moći postići željeni rezultat.
Glavne aktivnosti podijeljene su u nekoliko podvrsta svake industrije. Prilikom definiranja vrsta treba imati na umu da nijedna od njih nije izbjegla dupliciranje aktivnosti, te se različite funkcije izvode na koordiniran način.
Korak 2: Grupiranje aktivnosti
Usko povezane i slične aktivnosti grupirane su za odjele i industrije. Koordinacija između aktivnosti može se postići samo pravilnom akumulacijom. Grupirani prikaziaktivnosti mogu biti dodijeljene različitim pozicijama. Davanje uputa pojedincima stvara autoritet i odgovornost. Ovaj čimbenik u dizajnu organizacijskih struktura omogućuje vam povećanje važnosti određenog zaposlenika. Ovlasti se delegiraju na niže razine raznih odjela i utvrđuju se odgovornosti.
3. faza: delegiranje ovlasti
Delegiranje je administrativni proces u kojem ljudi čine nešto drugačije čineći ih odgovornim. Kada se u organizaciji otvore različita radna mjesta, tim pojedincima se dodjeljuje posao. Da biste obavili posao, potreban vam je autoritet. Ovlasti se delegiraju na različite osobe u skladu s raspodjelom odgovornosti. Završna faza oblikovanja organizacijske upravljačke strukture treba to jasno odražavati. U procesu dodjele zadataka, u organizaciji se stvara ovlasti, sustav koji određuje tko će s kim službeno komunicirati.
Obilježja dobrog sustava
Dizajniranje organizacijske strukture sugerira da stvoreni uređaj mora zadovoljiti različite potrebe i zahtjeve tvrtke. Treba imati na umu da svako poduzeće ima svoj jedinstveni oblik upravljanja. Ako uzmemo u obzir značajke u cjelini, sumirajući, one će izgledati ovako.
1. Jasna linija ovlasti
Osnove oblikovanja organizacijskih upravljačkih struktura počinju stvaranjem osnovne hijerarhije. Mora postojati jasna linija ovlasti od vrha do dna. Prijenos ovlasti trebao bi se provoditi u fazama iu skladu s prirodom dodijeljenog posla. Sve uorganizacije moraju imati potpuno razumijevanje posla i ovlasti delegiranih određenoj osobi. U nedostatku ove jasnoće, doći će do zabune, sporova i sukoba.
2. Odgovarajuće delegiranje ovlasti
Zadaci oblikovanja organizacijskih struktura dodatno uključuju kompetentnu raspodjelu odgovornosti. Delegiranje ovlasti mora biti u skladu s utvrđenom odgovornošću.
Ako nema dovoljno snage za primanje dodijeljenog zadatka, posao neće biti dovršen. Ponekad menadžeri dodjeljuju zadatke podređenima bez da im daju odgovarajuća ovlaštenja, što ukazuje na nedostatak donošenja odluka s njihove strane. Neadekvatni zadaci stvarat će probleme podređenima jer možda neće moći ispuniti utvrđeni zahtjev.
3. Manje razina upravljanja
Elementi dizajna organizacijske strukture trebali bi izbjegavati složene obrasce. Koliko je to moguće, potrebno je smanjiti, ali u razumnim granicama, razine upravljanja. Što je veći broj ovih razina, veće je kašnjenje u pristupu. Prijenos odluka od vrha do dna trajat će dulje.
Slično, informacijama s nižih razina trebat će mnogo vremena da dođu do vrha. Broj razina upravljanja ovisi o prirodi i opsegu operacija. Ne može se odrediti određeni broj struktura za svaki problem, ali treba uložiti napore da ih svede na minimum. Ova optimizacija će smanjiti troškovevrijeme.
4. Raspon kontrole
Proces dizajniranja organizacijskih upravljačkih struktura također bi trebao uključivati funkcije nadzora. Stupanj nadzora odnosi se na broj ljudi koje menadžer može izravno nadzirati. Osoba treba samo pratiti broj podređenih s kojima može izravno komunicirati.
Broj osoba koje treba nadzirati ne može se odrediti univerzalno jer će ovisiti o prirodi posla. Moraju se uložiti napori da se dobro vođena grupa drži pod nadzorom, inače će doći do neučinkovitosti i lošeg učinka.
5. Jednostavnost i fleksibilnost
Pristupi oblikovanju organizacijskih struktura ne bi trebali biti komplicirani. Ne biste trebali dodavati nepotrebne razine kontrole. Dobra struktura treba izbjegavati dvosmislenost i zbrku. Sustav također mora biti fleksibilan kako bi se prilagodio promjenjivim potrebama.
Može doći do proširenja ili diverzifikacije, što bi zahtijevalo reklasifikaciju dužnosti i odgovornosti. Organizacijska struktura mora biti sposobna uključiti nove promjene bez prilagođavanja temeljnih elemenata. To će vam omogućiti da ne mijenjate sve prethodno unesene odredbe.
Osnovni elementi
Analiza organizacijskog dizajna trebala bi pokazati strategiju raspoređivanja talenata tvrtke. Hoće li ova implementacija postići poslovni cilj djelomično ovisi o snazi cjelokupnog internog sustava. Organizacijski dizajn stvara radne odnose među ljudima, uspostavlja granice odgovornosti iodređuje tko je kome odgovoran.
Postoji nekoliko načina za strukturiranje tvrtke. Ispravna načela za dizajniranje organizacijskih upravljačkih struktura proizlaze iz potreba i težnji poduzeća. Na temelju toga promoviraju prave ljude.
1. Strategija
Najbolji pristup organizacijskom dizajnu uzima u obzir strateške planove tvrtke. Takve aktivnosti, pak, proizlaze iz vizije tvrtke. Misija - razlog postojanja poduzeća - njegova svrha.
Vizija je najviše postignuće tvrtke, provedba postavljenih zadataka. Sve strategije pokušavaju ostvariti viziju, a organizacijska struktura mora poduprijeti te napore. Na primjer, tvrtka koja se odlučila proširiti na inozemna tržišta može se konsolidirati u zemljopisne divizije. Promjene u strategiji zahtijevaju ažurirani strukturni dizajn
2. Čimbenici okoliša
Organizacijski dizajneri ne mogu zanemariti poslovno okruženje u kojem zaposlenici rade. Nepredvidiv sustav koji se brzo mijenja zahtijeva fleksibilnost, prilagodljivost i međuagencijsku suradnju.
U takvoj situaciji, dizajn organizacijske strukture menadžmenta poduzeća mehaničkog tipa ograničit će spretnost i spremnost osoblja. Umjesto toga, programeri mogu izgraditi organski, horizontalni sustav koji izravnava razine vlasti i decentralizira donošenje odluka. Istodobno, stabilno okruženje omogućuje korištenje kontrola, dobro definiranih zadataka i centralizirane ovlasti u mehaničkoj strukturi.sa svojim vertikalnim razinama rastuće snage.
3. Veličina tvrtke
Male tvrtke s malo ljudi često imaju različite uloge, neformalne su i ne pišu puno pravila. Budući da tvrtka nastaje organski, bilo bi pogrešno pokušati joj nametnuti formalnu, mehaničku strukturu. Dizajn organizacijske strukture i sustava u ovom slučaju ne bi trebao uključivati imperativne i konzervativne elemente provođenja internih aktivnosti.
Ovo bi bila beskorisna akcija. Osim toga, nepotrebna birokracija može ometati poslovanje. Velike organizacije trebaju više kontrole i nadzora. Mehanistička struktura stvara jasnu odgovornost i odgovornost te je stoga prikladna za tvrtke s velikim brojem zaposlenika.
4. Dob tvrtke
Na početku života tvrtke, njezina mala veličina osigurava organske strukturne kvalitete koje promiču fleksibilnost i agilnost. Kako se tvrtka razvija i širi, počinje:
- mehanizirajte dodavanjem pravila, pravila i procedura;
- postavite jasno definirane ciljeve;
- implementirajte opsežne sustave interne kontrole i naredbene lance.
Ukratko, zrelost rađa birokraciju. Što je tvrtka starija, veća je vjerojatnost da će interni sustav postati glomazan, stvarajući prepreku za inovacije, prilagodljivost i brze odgovore. Proces organizacijskog dizajna mora uzeti u obzir u kojoj mjeri se staro poduzeće treba restrukturirati kako bi smanjilomehanizirani sustav. U suprotnom mogu nastati ozbiljni menadžerski i kadrovski problemi.
Strukturni projekti
Konstrukcijski projekti imaju svoje prednosti i nedostatke, stoga dizajneri moraju pažljivo razmotriti svaki korak. Dvije zajedničke teme ovdje su funkcionalna i divizijska podjela. Funkcionalna struktura stvara odjele prema djelatnostima kao što su proizvodnja, marketing i financije.
Grupne aktivnosti povećavaju učinkovitost, ali mogu stvoriti prepreke između odjela. Divizijska struktura grupira ljude prema proizvodu, kupcu ili geografskoj lokaciji, učinkovito stvarajući male tvrtke s vlastitim marketinškim, financijskim i proizvodnim sposobnostima. To održava odjele usredotočenim i osjetljivim, ali duplicira poslovnu aktivnost između odjela i unutar tvrtke u cjelini.
Shema vrste kontrole
Organizacijski grafikon vizualni je prikaz formalnog tipa dizajna. Plan prikazuje strukturu organizacije, odnose i relativne razine pozicija u svakoj industriji. Pomaže u organizaciji radnog mjesta navodeći smjer kontrole za podređene.
Čak i mala tvrtka za jednu osobu može koristiti neku vrstu organizacijske sheme da vidi koje funkcije treba obaviti. Takvo planiranje i vizija strukturira rad i pomaže u realizaciji svih zadataka i rješavanju nastalih komunikacijskih problema.problemi.
Organizacijske karte nude sljedeće prednosti:
- Učinkovito komunicirajte organizacijske, uslužne i korporativne informacije.
- Omogućite menadžerima da donose odluke o resursima, daju temelj za upravljanje promjenama i komuniciraju operativne informacije u cijeloj organizaciji.
- Sve što se tiče posla trebalo bi se dogoditi na transparentan i predvidljiv način.
- Pruža brzu zamjenu za formalne poslovne hijerarhije.
- Govori svima u organizaciji tko je za što odgovoran i tko kome izvješćuje.
Postoji, naravno, nekoliko ograničenja u pogledu organizacijskog dizajna:
- Oni su statični i nefleksibilni, često zastarjeli kako se tvrtke mijenjaju i prolaze kroz faze rasta.
- Oni ne pomažu razumjeti što se zapravo događa u neformalnoj organizaciji. Realnost je da su organizacije često prilično kaotične.
- Ne mogu se nositi s promjenom granica poduzeća zbog vanjskih poslova, informacijske tehnologije, strateških saveza i mrežne ekonomije.
U ranim fazama, tvrtka može odlučiti ne uspostaviti formalnu organizacijsku strukturu. Međutim, tvrtka mora postojati i bez jasno definiranog plana da bi tijek razvoja bio uspješan. Većina malih poduzeća smatra organizacijske dijagrame korisnima jer pomažu vlasniku ili upravitelju u praćenju rasta i promjena u svakoj industriji i smjeru.
Zaključak
Ovaj pristup dizajnu dovodi do značajnih poboljšanja kvalitete, usluge korisnicima,vrijeme ciklusa, smanjena fluktuacija i izostanak, povećana produktivnost sa 25 na najmanje 50%. Dobra vijest je da se plan može koristiti za gotovo sve vrste i veličine poslovanja. Duljina vremena potrebnog za dovršetak dizajna ovisi o prirodi, veličini i resursima tvrtke. Veliki i složeni projekti mogu se završiti u roku od nekoliko dana. Male tvrtke zahtijevaju mnogo manje vremena i resursa.
