Komunikacija je neophodna za uspjeh svake organizacije. Ovo je svojevrsni "cirkulacijski sustav" svakog poduzeća. Uspješni rukovoditelji, vrhunski menadžeri i kompetentni profesionalci postigli su uspjeh uglavnom zahvaljujući komunikacijskim vještinama. Kako ojačati i istovremeno razviti međuljudsku, grupnu i organizacijsku komunikaciju bit će detaljno opisano u našem članku.
Komunikacijski proces - što je to?
Komunikacija je postupak za razmjenu informacija, na temelju kojeg menadžer stječe informacije potrebne za donošenje učinkovitih odluka, a donesene odluke donosi i zaposlenicima poduzeća. U slučaju loše izvedbe komunikacije, odluke se mogu pokazati pogrešnim. Ljudi neće dobro razumjeti što vlasti zahtijevaju od njih, a to je bremenito slomom međuljudskih odnosa. Učinkovitost komunikacijskih procesa često je određenakvaliteta odluka i kako će se one provoditi u budućnosti.
Informacije imaju posebnu ulogu u provedbi međuljudske i organizacijske komunikacije. To je rezultat komunikacije, vanjska manifestacija komunikacijskog postupka. Informacija zauzima posebno mjesto u verbalnom ponašanju osobe. Prelazi s jednog predmeta na drugi. U isto vrijeme, pojedinci, grupe ili cijele organizacije ovdje mogu djelovati kao subjekti.
Komunikacija se može obaviti prenošenjem ideja, mišljenja, vještina, činjenica, percepcija ili osjeta. Zahtijeva dobivanje željenog odgovora. Pritom treba uzeti u obzir da su sustav organizacijske komunikacije i informiranja različite pojave, iako su međusobno povezane. Dakle, komunikacija nije samo ono što se prenosi, već i način na koji se to "nešto" prenosi. Informacije su samo sastavni dio komunikacijskog procesa.
Organizacijski komunikacijski sustav
Komunikacija je proces u kojem dvoje ili više ljudi razmjenjuje određene informacije. Glavni cilj organizacijske komunikacije je postići razumijevanje informacija koje se razmjenjuju. Uostalom, sama činjenica razmjene ne jamči uspjeh provedenog postupka.
Organizacijski komunikacijski sustav sastoji se od nekoliko predmeta:
- pošiljatelj - osoba koja generira ideju ili odabire informacije za prijenos;
- kanal - sredstvo za prijenos skupa informacija;
- primatelj - osoba koja prima informacije i tumači ih;
- poruke - izravne informacije kodirane u nizu specifičnih znakova.
Pošiljatelj i primatelj su dva glavna entiteta. Tijekom komunikacijskog procesa prolaze kroz nekoliko međusobno povezanih faza. Njihov je zadatak sastaviti poruku i kanalom je prenijeti na način da obje strane na isti način tumače izvornu ideju. Ovo je prilično težak zadatak, budući da svaki daljnji korak može iskriviti značenje ideje.
Četiri faze međuljudske i organizacijske komunikacije izgledaju ovako:
- generiranje ideje;
- kodiranje i odabir željenog kanala za prijenos informacija;
- prijenos informacija;
- dekodiranje.
Malo više o svakom koraku.
Komunikacijski elementi
Često komunikacijski postupak može potrajati samo nekoliko sekundi, te je stoga prilično teško izdvojiti neke konkretne faze u njemu. Ipak, sociolozi su identificirali i analizirali četiri glavne faze komunikacijskog procesa.
Prva faza se zove generiranje ideja. Organizacijska komunikacija je postupak koji počinje formuliranjem određenih informacija. Pošiljatelj rješava problem isporukom poruke. Često takvi pokušaji propadaju već u prvoj fazi, jer pošiljatelj ne troši dovoljno vremena na razmišljanje o ideji.
Mnogi stručnjaci ističu važnost, čak i prevladavajućuvrijednost prve faze. "Nemojte govoriti prije nego što počnete razmišljati", jednom je rekao Jefferson Davis, heroj američkog građanskog rata. Uvijek treba razmišljati o ideji koju želite prenijeti primatelju. Morate biti sigurni u relevantnost i primjerenost ove ideje, kao iu konkretnu situaciju i svrhu.
Drugi korak se zove kodiranje i odabir kanala. Organizacijska kultura komunikacije zahtijeva preformulaciju ideje koju pošiljatelj želi prenijeti u određene simbole. To mogu biti riječi, geste, intonacije ili nešto drugo. To je kodiranje koje pretvara ideju u cjelovitu poruku.
Kako bi dobro prenio ideju, pošiljatelj mora odabrati kanal koji je kompatibilan s vrstom znakova koji se koriste za kodiranje. Najpoznatiji su govor, pisanje i razne vrste elektroničkih medija: videosnimci, e-pošta, računala i sl. Prijenos materijala nije moguć ako kanal nije primjeren fizičkom obliku odabranih likova. Također treba napomenuti da se učinkovitost komunikacijskih procesa može smanjiti ako kanal ne odgovara ideji razvijenoj u prvoj fazi.
Treća faza u postupku međuljudske, grupne ili organizacijske komunikacije je izravan prijenos informacija. Pošiljatelj koristi kanal za isporuku poruke - kodirana ideja se fizički prenosi.
Konačno, posljednji korak se zove dekodiranje. Primatelj prevodi primljene znakove koje je sastavio pošiljateljvlastite misli. Završetak komunikacije povezan je s formuliranjem ideje od strane dvaju subjekata procesa.
Vrste komunikacije
Organizacijska komunikacija je širok i vrlo opsežan proces koji sadrži mnogo različitih elemenata. Prema najčešćoj klasifikaciji, komunikacijski postupak dijeli se na interni i eksterni. Vanjski proces je interakcija između organizacije i vanjskog okruženja. Štoviše, vanjski čimbenici snažno utječu na aktivnosti organizacije.
Poduzeća koriste razna sredstva za komunikaciju s komponentama svog vanjskog okruženja. Postojeći potencijalni potrošači dobivaju potrebne informacije putem oglašavanja ili drugih sredstava za promicanje robe. Ovdje je od najveće važnosti određena slika koja čini organizacijsku sliku.
Druga vrsta komunikacije naziva se interna. To su unutarorganizacijske veze između različitih razina i odjela. Mogu biti formalni ili neformalni.
Formalne komunikacijske veze su pojave koje određuju organizacijska struktura poduzeća, odnos između razina upravljanja i funkcionalnih jedinica. Neformalne komunikacije su takozvani "kanal glasina". Glasine se ne smatraju uvijek netočnim informacijama. Studije pokazuju da više od 80% organizacijskih glasina ima vrlo stvarnu i dobro utemeljenu bazu događaja.
Organizacijska komunikacija je najširi sustav neformalnih kanala. To može uključivati sljedeće vrste informacija:
- promjena organizacijske strukture;
- nadolazeće promocije i transferi;
- pojedinosti organizacijskih sporova;
- predstojeći rezovi proizvodnje;
- neformalni sastanci, itd.
Prema drugoj klasifikaciji, strukturu organizacijskih komunikacija čine razine. Dakle, procesi prijenosa informacija mogu se provoditi okomito – odnosno mogu biti silazni i uzlazni. Silazna skupina informacijskih procesa je prijenos informacija s više razine na nižu – na primjer, kada se zaposlenik pita o zadacima, prioritetima, željenim rezultatima itd. Komunikacije prema gore provode se u obliku prijedloga, izvješća., bilješke s objašnjenjima, itd.
Također treba istaknuti komunikacijske procese između odjela, između radne skupine i vlasti, sindikalnih predstavnika i uprave, itd.
Vrste komunikacijskih barijera
Učinkovitost organizacijske kulture komunikacije može biti osjetno smanjena zbog takozvanih barijera - međuljudskih barijera. Na razini sustava podijeljeni su u nekoliko tipova.
Prva prepreka može biti posljedica perceptivnih uvjeta. Posao menadžera ili bilo kojeg drugog predstavnika vladajuće strukture je razumjeti bit percepcije, odrediti "stvarnost za pojedinca". Poznato je da ljudi ne reagiraju na stvarne pojave u svom okruženju, već nanačine opažanja ovih pojava. Razumijevanjem čimbenika koji utječu na percepciju, mnoge se prepreke mogu prevladati.
Najčešći primjer perceptivne barijere je sukob između polja aktivnosti primatelja i pošiljatelja. Iste informacije mogu se tumačiti na različite načine ovisno o njihovom iskustvu. Ljudi mogu primati informacije selektivno, uzimajući u obzir svoje interese, stavove, zahtjeve i emocionalno stanje.
Sljedeća organizacijska komunikacijska barijera naziva se semantička. Semantika je znanost o korištenju riječi i davanju im značenja. Često određene riječi dovode do nesporazuma, jer mogu promijeniti svoje značenje ovisno o kontekstu.
Neverbalne prepreke treća su skupina komunikacijskih barijera. Govorimo o bilo kojim likovima osim o riječima. Ovo je osmijeh, napeto lice, namrštene obrve, kontakt očima i još mnogo toga. Ovdje je posebno važna intonacija – kako se točno izgovaraju riječi. Jednoj te istoj frazi može se dati drugačiji karakter, nejednaka emocionalna konotacija.
Neučinkovite povratne informacije četvrti su problematični čimbenik u organizacijskoj komunikaciji. Svatko zna vrijednost barem neke reakcije na poslanu poruku. Inače će jedna od strana smatrati da komunikacija nije uspjela.
Rješavanje problema u sustavu organizacijske komunikacije
Trenutno je razvijeno nekoliko strategija zaučinkovito prevladati komunikacijske barijere i poboljšati učinkovitost komunikacije na razini organizacijskih zaposlenika.
Prvo, menadžment poduzeća treba obratiti pozornost na razvoj komunikacijskih vještina svojih zaposlenika. Najpopularnija metoda interakcije između ispitanika je aktivno slušanje. Značenje ove tehnike leži u sposobnosti slušatelja da pomogne govorniku da kaže točno ono što je u početku namjeravao prenijeti. Postoji nekoliko principa aktivnog slušanja:
- postavljajte pitanja, ali ne prekidajte govornika;
- prilagodite sugovornika sebi, stvorite prijateljsku i toplu atmosferu;
- budite strpljivi i izbjegavajte sukobe tijekom faze učenja;
- pokažite simpatiju i zanimanje za sugovornika;
- pokušajte neutralizirati ometanja, izbjegavajte vanjske smetnje.
Drugo, šefovi moraju razjasniti svoje želje i ideje prije nego što ih prenesu dalje. Potrebno je redovito razmišljati i analizirati probleme i probleme koje treba učiniti objektima prijenosa.
Učinkovita organizacijska komunikacija može se postići korištenjem tehnika kao što su davanje povratnih informacija, "gledanje izvana", osjetljivost na potencijalne probleme, itd.
Međuljudska komunikacija
Svaki oblik organizacijske komunikacije smatrat će se uspješnim samo ako se pokaže da su njegovi glavni elementi kvalitativno oblikovani -fenomeni međuljudske komunikacije. Kako pravilno osmisliti komunikaciju između dva ili više subjekata? Za početak morate imati na umu nekoliko principa:
- nepovratnost uništenja onoga što je rečeno ili poslano;
- povratna informacija kao neizostavan uvjet komunikacijskog procesa;
- nepovratnost i neizbježnost međuljudske komunikacije u društvu.
Postoje tri glavna oblika komunikacije. Ovo je dobro poznati dijalog, monolog i polilog. Upravo potonji oblik igra posebnu ulogu u izgradnji organizacijskog oblika komunikacije.
Načini optimizacije komunikacijskih procesa
Obratite posebnu pozornost na povratne informacije. To je bitan element organizacijske komunikacije. Uloga ove komponente ne može se podcijeniti. Odgovor je ono što komunikacijski proces čini najkvalitetnijim i najučinkovitijim.
Imajte na umu da povratne informacije trebaju biti pravovremene i jasno strukturirane. Trebao bi sadržavati parafraziranu izvornu poruku i brojna pitanja koja pojašnjavaju. Nepoželjno je ocjenjivati izvornu poruku - i negativnu i pozitivnu.
Najčešći i najpouzdaniji način za dobivanje povratnih informacija je postavljanje pitanja. Najčešće su potrebni za usporedbu dolazne poruke s onim što je primatelj izvorno želio čuti. Isto vrijedi i za pošiljatelja: on može postavljati dodatna pitanja primatelju kako bi usporedio poslani materijal s onim što je izvorno trebalo biti formulirano.
Zaučinkovito upravljanje organizacijskim komunikacijama, potrebno je nastojati razviti tehničke komunikacijske vještine zaposlenika - odnosno pisanje dopisa, korištenje faksa, e-pošte, itd.
Sustavi upravljanja i kultura komunikacije moraju biti jasno uspostavljeni. Moderne organizacije mogu koristiti "vruće linije" korporativnog tipa - kada zaposlenici u bilo kojem trenutku mogu koristiti razmjenu informacija, postavljati pojašnjavajuća pitanja, izražavati svoja razmišljanja i vrijednosne sudove, organizirati zajedničke piknike, izlete itd. Sve su to neformalni primjeri organizacijske komunikacije
Dakle, postoji nekoliko načina za poboljšanje učinkovitosti organizacijske komunikacije. Pritom ostaje aktualno jedno pitanje: zašto su razmjena podataka i komunikacijski postupci uopće nužni? Kakvo značenje imaju i kakvo značenje nose? Pokušajmo to dalje shvatiti.
Važnost komunikacije u organizacijskom procesu
Suvremeno razdoblje u razvoju komunikacijskih procesa omogućuje nam da ovaj fenomen ocjenjujemo kao proizvod određen potrebama društvene proizvodnje. Tradicionalni čimbenici kao što su rad, zemlja i kapital djelovat će samo ako se učinkovito koriste postupci razmjene podataka i komunikacije.
Komunikacija se shvaća kao sustav prijenosa informacija i odgovora. Riječ je o razmjeni znanja, intelektualnog vlasništva, raznih vrsta informacija itd. Postupak specijaliziranja menadžerskih komunikacijskih aktivnosti istaknut je uposebna vrsta stručne službe, čija je svrha učinkovito formiranje i kompetentan razvoj svih vrsta organizacijskog kapitala. Taj se cilj može postići samo korištenjem posebnih tehnologija, alata, metoda i mehanizama za prijenos informacija.
Poznato je da bez komunikacije nema komunikacije, a bez komunikacije ne može biti govora o postojanju bilo koje grupe. Dakle, komunikacija je odlučujući uvjet za razvoj grupe i njezin život.
Svu komunikaciju možemo podijeliti u dvije skupine: formalnu i neformalnu. U prvu skupinu spadaju elementi propisane vrste, odnosno oni koji se odvijaju u procesu kontrole. Neformalne vrste komunikacije imaju manji udio. Nastaju spontano i najčešće se o njima ne raspravlja. Istovremeno, svaki zaposlenik je svjestan činjenice svog postojanja.
Menadžer ili drugi vođa mora dobro ovladati sredstvima komunikacije. Njegove odgovornosti uključuju ispravnu upotrebu primljenih alata u procesu komunikacije, prevladavanje barijera i barijera.
Organizacijsko ponašanje komunikacije je prenošenje informacija menadžerima i odluka izvođačima. Bez komunikacijskih procesa nemoguće je izgraditi organizaciju, kao i osigurati koordinaciju ljudskih aktivnosti.
Dakle, postupak prijenosa informacija pomaže u svemu: omogućuje vam da uspostavite vezu između određene organizacije i vanjskog okruženja, organizirateinterakcija svih upravljačkih funkcija i dosljednost donesenih odluka.
Vrste komunikacijskih mreža
Kada se govori o sustavu organizacijske komunikacije, potrebno je izdvojiti pojam komunikacijske mreže. Dvije organizacijske jedinice povezane linijom nazivaju se kanal. U trenutku prijenosa informacija kanal može povezati dvije ili više organizacijskih jedinica. Ovako se formira informacijska mreža - prilično česta pojava za svaku organizaciju.
Mreže su otvorene i zatvorene. Otvoreni nemaju prepreka protoku informacija kroz dostupne kanale. Ovo je, na primjer, "lanac" - linearna veza za prijenos informacija. "Lanac" je učinkovit za ponavljajuće, rutinske operacije, ali je slabo prikladan za rad u uvjetima koji se stalno mijenjaju. Slična shema je "Kotač". Sve informacije prije ili kasnije će doći do djelatnika koji zauzima središnje mjesto.
Zatvorene mreže ograničene su u načinu na koji se informacije šire. Koriste ih organizacije koje čuvaju poslovne tajne.
